FAQ Was Sie schon immer wissen wollten

1. Unser Campus Management System

Ich kann nicht abschätzen, ob die Produkte von Simovative wirklich das Richtige für unsere Hochschule sind?

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf - in einem persönlichen Gespräch beantworten wir Ihnen gerne alle offenen Fragen und geben Ihnen in einer Live-Demo erste Einblicke in unser academyFIVE System. Anschließend können Sie sicher besser abschätzen, ob unser Campus Management System für Sie das Richtige ist.

Wie kann ich academyFIVE genauer kennen lernen?

Vereinbaren Sie einen Termin mit uns. Gerne stellen wir Ihnen vor Ort oder online in einer Präsentation academyFIVE ausführlich vor. Diese Erstpräsentation ist für Sie kostenfrei und wird Ihnen einen umfassenden Einblick in die Funktionen unserer Software vermitteln.

Gibt es die Möglichkeit auf ein Demo-System zuzugreifen?

Nach einer ersten Präsentation von academyFIVE richten wir Ihnen gerne einen Testzugang ein. Da bei unserer Demoversion alle Funktionen und Module freigeschaltet sind, bekommen Sie einen umfassenden Überblick über die Möglichkeiten, die Sie mit academyFIVE haben.

Von der Angebotszusage bis zur Nutzung: Wie lange dauert es, bis wir mit academyFIVE arbeiten?

Durch einen bewährten Einführungsprozess können wir vergleichsweise kurze Einführungszeiten garantieren. Je nach Größe des Projektes sind ein halbes Jahr (bei kleineren Projekten) bis zwei Jahre (bei großen Projekten) möglich. Nach einem ersten Kennenlerngespräch geben wir Ihnen gerne eine nähere Einschätzung, welche Projektlaufzeit für Sie realistisch ist.

2. Geschäftsmodell und Produkte

Warum bietet Simovative so viele verschiedene Produkte an?

academyFIVE ist ein Campus Management System, das modular aufgebaut ist. Dadurch können Sie die Software ganz auf Ihre Anforderungen abgestimmt zusammenstellen. So hat academyFIVE dann genau die Funktionen, die Sie für Ihre Hochschulverwaltung benötigen.

Kann ich auch klein einsteigen und schrittweise erweitern?

Wir bieten Ihnen absolute Flexibilität: Sie bezahlen nur die Module, die Sie auch im Live-Betrieb nutzen. Sie können also jederzeit in mehreren Teilschritten academyFIVE einführen und so die einzelnen Bereiche der Hochschulverwaltung nach und nach in die Nutzung des Systems einbeziehen.

Kann ich auch später noch weitere Module testen?

Wenn Sie neben dem Live-System über ein academyFIVE Stage-System verfügen, können Sie jederzeit kostenfrei neue Module im Stage-System testen. Haben Sie nur ein Live-System im Einsatz, werden wir in einem gemeinsamen Workshop die Anforderungen, die sich aus Ihrem Hochschulbetrieb für das Modul ergeben, ausführlich prüfen und testen, so dass Sie sich sicher sein können, dass das Modul Ihren Ansprüchen genügt.

Kann ich die Nutzung auch reduzieren?

Auch eine Reduzierung des Funktionsumfanges ist möglich. Jedes gemietete Modul kann zu den in den Miet- und Lizenzverträgen festgelegten Fristen gekündigt werden.

Welche Unterstützung bietet Simovative an?

Schon während der Einführung von academyFIVE können Sie von unserer Erfahrung profitieren: Von der Prozessanalyse und -optimierung, über eine hochschulspezifische Dokumentation bis hin zu Best Practice Fallbeispielen können wir Ihnen mit viel Wissen beratend zur Seite stehen. Außerdem erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter ausführliche Schulungen zum Erlernen der Nutzung von academyFIVE, den Zugriff auf es ein umfangreiches Helpcenter sowie die Unterstützung durch unseren Kundensupport.

Was beinhaltet der Servicevertrag?

Durch den Abschluss des Servicevertrages darf ein academyFIVE Kunde alle Update- und Upgrade Versionen der Software, das zugehörige Helpcenter sowie den Customer Service nutzen.

Muss ich jedes Update kaufen?

Nein, die Kosten für Updates sind mit den Lizenzkosten abgegolten, so dass mit einem Update keine neuen Kosten anfallen.

Gibt es einen Online-Support?

Ja, es gibt unser Online-Helpcenter, sowie die Möglichkeit im Problemfall dort Fehlertickets einzustellen.

Wie kann der Umgang mit academyFIVE erlernt werden?

Neben einer Grundlagenschulung gibt es ausführliche Schulungen zu jedem Modul von academyFIVE. So werden Ihre Mitarbeiter nur in den Modulen geschult, die sie auch im täglichen Umgang mit der Software benötigen. Für kleine Hilfestellungen im Alltag steht unser Helpcenter zur Verfügung.

Können Daten aus bestehenden Systemen übernommen werden?

Aus Ihrem bisherigen System können Daten in academyFIVE eingespielt werden, sofern diese aus den bestehenden Systemen in einem gängigen Format (CSV, CML, Access, Excel etc.) exportiert werden können.

Ist die Anbindung von weiteren Softwareprogrammen möglich?

academyFIVE bietet eine Reihe von Standardschnittstellen wie Excel, CSV, XML, JSON und den SOAP-Webservice an, so dass eine nahtlose Integration in Ihre IT-Landschaft erfolgen kann. 

3. Installation und Wartung

Muss academyFIVE auf einem Rechner fest installiert werden?

Nein, die Software ist rein webbasiert und kann von jedem Rechner aus mit einem Firefox Browser aufgerufen werden.

Läuft academyFIVE auch auf einem Mac Rechner?

Ja, da academyFIVE über den Internetbrowser aufgerufen wird, kann die Software auch auf einem Mac genutzt werden, wenn dieser über einen Mozilla Firefox Browser verfügt.

Welche Browser sind für die Nutzung von academyFIVE kompatibel?

Für eine optimale Nutzung der Angebote und Funktionen von academyFIVE wird der Browsertyp Mozilla Firefox in seiner jeweils aktuellen Version benötigt. Für Teile der Software, die nicht der Verwaltung dienen - wie die Onlinebewerbung oder das CampusWEB - wird der Browsertyp Mozilla Firefox, Google Chrome oder Apple Safari in seiner aktuellen Version empfohlen.

Funktioniert academyFIVE auch wenn ich nicht mit dem Internet verbunden bin?

Nein, da die Software über den Webbrowser aufgerufen wird, ist sie ohne Internetverbindung nicht nutzbar. 

Können Mitarbeiter parallel mit academyFIVE arbeiten?

Ja, es können problemlos mehrere Mitarbeiter parallel mit der Software arbeiten. Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Zugang zur Software, so dass Änderungen in den Verwaltungsdaten auch nachvollziehbar sind.

Wie häufig kommt eine neue Version von academyFIVE heraus?

Auf den Live-Systemen von academyFIVE wird 14-tägig ein Update eingespielt, das Fehlerbehebungen sowie neue Features beinhaltet. Auf den Stage-Systemen ist sogar bei Bedarf täglich ein Update verfügbar.

Wie bekomme ich neue Programmversionen?

Der Updateprozess läuft komplett automatisch ab. Die Systeme werden nachts aktualisiert, so dass innerhalb der regulären Arbeitszeiten Ihrer Hochschulverwaltung in der Regel keine Ausfallzeiten anfallen.

Muss ich Updates selbst vornehmen?

Nein, die Updates werden automatisch eingespielt, von Ihnen selbst ist dafür keine Aktion notwendig. 

Was muss bei einem Update beachtet werden?

Mit den regelmäßigen Release Notes erfahren Sie, welche Änderungen durchgeführt wurden. Die neu eingespielten Versionen sind von uns sorgfältig geprüft und getestet, so dass für Sie in der Regel keine Probleme entstehen. Steht in Ihrer Hochschule ein wichtiger Prozess an, wie beispielsweise eine Einschreibung, empfiehlt es sich aber zur Sicherheit vorher den Prozess noch einmal zu testen, falls dieser in der letzten Zeit von Änderungen betroffen war.

Wie zuverlässig ist academyFIVE?

Wir verfügen über einen mehrstufigen Qualitätsmanagement- und Update-Prozess, so dass die academyFIVE Live-Versionen sehr zuverlässig und fehlerfrei funktionieren.

Wie werde ich von Simovative über Funktionsausfälle informiert?

In Fällen von Problemen oder Funktionsausfällen werden die dafür zuständigen Ansprechpartner an Ihrer Hochschule und in Ihrer Hochschulverwaltung über E-Mail umgehend informiert.

4. Sicherheit und Datenschutz

Kann ich über ein Backup auf den Stand vom Vortag zurückgreifen?

Sie selbst können nicht direkt auf das Backup zugreifen. Es wird aber ein Backup geschrieben und bei Bedarf können Sie über den Customer Service einen gesamten Datenstand oder auch Teilstände vom Vortag in Ihr System einspielen lassen.

Datenschutz und Auftragsdatenverarbeitung

Die Datensicherheit wird bei Simovative mit größter Sorgfalt sichergestellt. Neben einem unternehmensinternen Datenschutzbeauftragten wird auch in der Softwareentwicklung selbst nach strengen Vorgaben gearbeitet. Zudem wird mit jedem Kunden natürlich auch ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abgeschlossen.

Wo stehen die Server, auf denen academyFIVE läuft?

Für den Betrieb von academyFIVE wird ein Serverstandort innerhalb der EU (derzeit Deutschland und Irland) sichergestellt, womit die Datenschutzbestimmungen vollständig erfüllt werden.

Ist es möglich die Nutzung von academyFIVE zu blockieren?

Durch ein umfangreiches Rechte und Rollen Konzept in academyFIVE kann sowohl jedem Nutzer der Zugriff auf nur die für ihn nötigen Daten eingerichtet werden, als auch ein einzelner Nutzer direkt gesperrt werden.

Ist bei der Nutzung von academyFIVE eine Verschlüsslung der Daten garantiert?

Mit Aktivierung Ihrer academyFIVE Instanz wird auch eine SSL-Verschlüsselung implementiert, ohne die die Neuinstallation eines Systems nicht abgeschlossen wird.

Gibt es die Möglichkeit den Quellcode zu hinterlegen?

Ja, es steht ein Escrow Service durch den TÜV Süd zur Verfügung, der zwei Mal pro Jahr den Software-Quellcode in der jeweils aktuellen Version von academyFIVE speichert. Zudem werden die kundenspezifischen Daten (Konfigurationsdateien, Ausgabedateien, etc.) zusätzlich hinterlegt.

5. Über Simovative

Ist academyFIVE zukunftssicher?

Modernste Technologien, neueste Sicherheitstechnik und immer auf dem aktuellen Stand der Dinge in hochschulrechtlichen Themen. Mit unserem leistungsfähigen Team und gemeinsam mit unseren starken Partnern wird academyFIVE kontinuierlich verbessert, so dass wir unseren Kunden auch in Zukunft eine auf die Bedürfnisse von Hochschulen zugeschnittene und auf zukünftige Herausforderungen optimal vorbereitete Software bieten können.

Wie ist Simovative für die Zukunft aufgestellt?

Wir haben noch Großes vor - mit unserem Campus Management System wollen wir nicht nur an die Spitze des Marktes gelangen, sondern die Bildung von Morgen maßgeblich mitgestalten. Dabei stürmen wir aber nicht kopflos voran, sondern behalten sowohl die Anforderungen des Marktes als auch die betriebswirtschaftlichen Werte im Blick. Das Ergebnis ist ein konstantes und gesundes Unternehmenswachstum, auf das wir die letzten Jahre zurückblicken - und das wir auch für die Zukunft anstreben.

Wie viele Anwender nutzen academyFIVE?

Vom Seminaranbieter über Berufsakademien und Hochschulen bis zu Bildungsinstituten mit Fernstudium zählen kleine wie große Kunden zu unseren zufriedenen Nutzern. Werfen Sie gerne einen Blick auf unsere Referenzliste, dann können Sie dort konkret die aktuellen Kunden einsehen.

Wie stellt Simovative die Zufriedenheit der Kunden sicher?

Der permanente Austausch über unterschiedliche Kanäle, sowohl untereinander als auch mit unseren Kunden, schafft Transparenz und Offenheit unter allen Beteiligten eines gemeinsamen Projektes. Zudem findet einmal im Jahr ein Kundentreffen statt, bei dem wir auch über die Wünsche und Anforderungen unserer Kunden sprechen können, als auch der konstruktive Austausch der academyFIVE Nutzer untereinander stattfindet.

Wie geht Simovative auf die Bedürfnisse der Kunden ein?

Wir bieten Ihnen auch Unterstützung im Vorfeld der eigentlichen Einführung von academyFIVE an - z.B. mit einer Analyse vorhandener Prozesse sowie deren Optimierung mit Blick auf die neue Software. Das betrifft sowohl neue Kunden, als auch bei bestehenden Kunden bei der Einführung neuer Module.

Wie stellt Simovative die Qualifikation der Mitarbeiter sicher?

Nicht nur für unsere Kunden bieten wir Schulungen an, auch unsere Mitarbeiter werden regelmäßig geschult. Das betrifft sowohl die Funktionen der Software, als auch jede Phase der Projekteinführung und das begleitende Projektmanagement.