Workshop Hochschuldigitalisierung 2021 XHochschule
Bald vier Jahre ist es her, dass das Onlinezugangsgesetz (OZG) in Kraft getreten ist und seitdem versuchen auch unsere Hochschulen in Deutschland die gesetzlichen Anforderungen umzusetzen und ihre Verwaltungsleistungen zu digitalisieren. Damit dies besser gelingen kann, hat sich im Jahr 2019 die Initiative „XHochschule" gegründet, die vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) unterstützt wird. Welche Idee die XHochschule verfolgt und wer genau dahintersteckt, zeigen wir in diesem Artikel.

Wer ist die XHochschule?
Die XHochschule, im
internationalen Umfeld auch XHEIE (XHigherEducationInsitutionExchange) genannt,
ist eine vom BMBF finanzierte Initiative, an der mittlerweile bereits über 100 Akteure
aus verschiedenen Bereichen mitarbeiten. Während das Land Sachsen-Anhalt die
Federführung des Projekts innehat, kümmert sich die Aktiengesellschaft init AG
um die Organisation der IT-Projekte und wird dabei in fachlichen Fragen von dem
internationalen Beratungsunternehmen cap gemini unterstützt. Bei den regelmäßigen
Treffen, die wegen der Corona-Krise bisher nur online stattfinden, kommen neben
verschiedenen Hochschulen auch andere Bildungsinstitutionen wie zum Beispiel die
Stiftung für Hochschulzulassung und die Kultusministerkonferenz (KMK) zusammen.
Auch weitere Organisationen, wie der Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft
e.V. und der Hochschulverband German U15 e.V. sowie verschiedene Campus
Management Software Hersteller, wirken als Multiplikatoren an den Projekten
mit. Sowohl die Wissenschaftsministerien einzelner Länder als auch verschiedene
Hochschulgremien sind ebenfalls in die Dokumentation des Projekts mit
eingebunden.
Was macht die XHochschule?
Zusammen mit dem Bundesministerium des Innern, für Bau und
Heimat (BMI) und der Förderalen IT-Kooperation (FITKO) hat der IT-Planungsrat einen
sogenannten Umsetzungskatalog erstellt, der die Anforderungen des OZG in 575
Verwaltungsleistungen aufteilt. Diese sind wiederum in 50 sogenannte Lebens-
bzw. Geschäftslagen unterteilt, die sich wiederum in 14 verschiedene
Themenfelder eingruppieren lassen.
Eines dieser Felder bildet das Thema Bildung, worunter z.B. die Lebenslage Hochschulbildung fällt. Jede der 575 OZG-Leistungen umfasst außerdem eine bestimmte Anzahl von sogenannten „LeiKas" (Leistungskataloge der Verwaltung), also verschiedenen Zusammenfassungen von Anforderungen, die eine digitale Leistung erfüllen muss. Jeder OZG-Leistung kann man eine unterschiedliche Zahl dieser LeiKas zuordnen. So hat die OZG-Leistung „Bildungsabschlüsse" z.B. 14 LeiKas, wie beispielsweise das Hochschulabschlusszeugnis, das juristische Staatsexamen und die Schulzeugnis-Ausstellung, während z.B. der OZG-Leistung „Bildungszugang" gleich 82 verschiedene LeiKas zugeordnet werden können, wie beispielsweise die Immatrikulationsbescheinigung oder die Studienbeitragserhebung.
Aus allen Leistungen des Themenfeldes Bildung hat die XHochschule insgesamt sieben Umsetzungsprojekte definiert, die sie verfolgen wollen, um die Hochschulen dabei zu unterstützen, die OZG-Anforderungen bis Ende 2022 umzusetzen. Das größte Projekt, das die XHochschule definiert hat, heißt „Bildungsjourney" und umfasst alle LeiKas, die Hochschulen betreffen. Zur Orientierung bei der Umsetzung dient das vom BMI aufgestellte „OZG-Reifegradmodell". Dieses besteht aus fünf Stufen und beschreibt den Status Quo einer einzelnen digitalisierten Verwaltungsleistung. Dabei beschreibt die Stufe 0 beispielsweise, dass noch keine Information online verfügbar ist und die Stufe 4 dagegen, dass die sogenannte Once-Only-Beantragung, also die einmalige Übermittlung der eigenen Daten zur Inanspruchnahme von mehreren digitalen Verwaltungsdienstleistungen, online möglich ist und dabei Daten und Nachweise aus den Registern der Verwaltungen digital abgerufen werden können.
Jetzt könnte man denken, dass es genügen würde, wenn jedes einzelne Dokument einfach in digitaler Form zur Verfügung stehen würde. Aber so einfach ist dies leider nicht, da die Dokumente wie z.B. das Transcript of Records und das Hochschulzeugnis einerseits miteinander verbunden sind und es andererseits auch sinnvoll wäre, nicht nur die Erstellung der Dokumente an der einen Hochschule zu digitalisieren, sondern auch die Annahme und Weiterverarbeitung der Dokumente an der nächsten Hochschule digital zu ermöglichen, und das nicht nur deutschlandweit, sondern bestenfalls weltweit. „Wir haben gemerkt, dass wir international denken müssen, und dass wir bei der OZG-Umsetzung nicht an den Ländergrenzen Halt machen dürfen, denn Bildung ist nun mal grenzübergreifend", stellt Frau Katrin Hauenschild, Mitarbeiterin des Referats OZG / Portalverbund, Geschäftsstellen Föderales Informationsmanagement (FIM) und Behördenfinder Deutschland (BFD) vom Ministerium der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalts fest.
Damit der problemlose Austausch von Studiendaten also möglich wird, bedarf es verschiedener Schnittstellen, die zudem einem einheitlichen Standard unterliegen. Und da aktuell kein technikneutraler Standard im deutschen bzw. internationalen Hochschulwesen vorhanden ist, hat es sich die XHochschule zur Aufgabe gemacht, die erforderliche Interoperabilität für den Austausch von Daten im Hochschulwesen herzustellen, damit die Hochschulen ihre Verwaltungsleistungen in Zukunft digital und medienbruchfrei abwickeln und damit die Anforderungen des OZG umsetzen können. Deswegen treffen sich die einzelnen Arbeitsgruppen der XHochschule, um einen Standard zu entwickeln, der für alle gültig sein kann. „Eine ganz große Herausforderung ist es, alle zu erreichen. Deswegen freuen wir uns auch immer, wenn wir zu solchen Veranstaltungen wie dem Workshop Hochschuldigitalisierung 2021 der Simovative GmbH eingeladen werden. Uns ist es sehr wichtig, dass sich Hochschulen an dem Projekt beteiligen und hierbei einbringen, weil das Projekt natürlich davon lebt, dass wir eine breite Beteiligung und eine hohe Transparenz haben, und es sollen alle mitwirken können, die möchten", äußert Frau Hauenschild unserer Redaktion gegenüber.
Welche Ergebnisse hat die XHochschule schon erzielt?
Ausgehend von den oben beschriebenen Projektpaketen, wurde
im April 2021 die Spezifikation VO.4 veröffentlicht, die nun mit der
Europass-Version von Februar kompatibel ist und für die die enthaltenen
Wertelisten mit den DESTATIS Hochschulstatistikschlüsseln 12/20 abgeglichen
wurden. Außerdem enthält die Version VO.4 den neuesten Stand des Single Digital
Gateway- (SDG) -Datenmodells Diploma. Insgesamt möchte die XHochschule die
SDG-Thematik weiter vorantreiben und bringt sich deswegen in diesem Bereich
aktiv ein. „Das Thema SDG ist leider noch nicht so präsent in Deutschland.
Deswegen haben wir uns als XHochschule vorgenommen, dass wir dieses Thema in
unserer Arbeit berücksichtigen wollen. Es ist wesentlich, dass die
Schnittstellen von vorneherein so konzipiert werden, dass sie auch im
europäischen und zukünftig auch im internationalen Austausch der Hochschuldaten
funktionieren. Wir wollen in diesem Thema Vorreiter sein, damit sich
Deutschland in diesem Bereich auch positionieren kann", betont Frau
Hauenschild. Neben dem SDG, das mit dem Projekt „Your Europe" eine Plattform
schaffen möchte, um die Interoperabilität des europäischen Datenaustausches
sicherzustellen, ist die XHochschule ebenfalls eng mit der Plattform für
Internationale Studienmobilität (PIM) verknüpft.
Das PIM ist eine Initiative, die sich für die internationale Anerkennung von Prüfungsleistungen engagiert. „Wir haben eine hohe Mobilität bei den Lernenden in Europa und auch das müssen wir einfach berücksichtigen", bekräftigt Frau Hauenschild und lobt die gute Zusammenarbeit mit dem PIM.
Welche Ziele hat die XHochschule in der Zukunft?
Während weiterhin kontinuierlich die Ergebnisse der
Öffentlichkeitsbeteiligung eingearbeitet werden, sollen bis Ende Juli 2021 die
6.000 LeiKas so überarbeitet werden, dass sie konkrete Vorgaben für die
jeweilige Umsetzung machen. In Zukunft
sollen zudem neben dem Diploma Supplement auch weitere Dokumente, wie die
Immatrikulationsbescheinigung, ergänzt werden. Außerdem soll der internationale
Standard ELMO für das Transcript of Records eingebunden werden. Bis Ende des
Jahres 2022 sollen außerdem Dokumente fertig gestellt werden, die die
XHochschule an die Hochschulen geben möchte, damit diese sehen können, ob ihre
einzelnen Teilleistungen schon OZG-konform sind oder nicht, bzw. um
festzustellen, was ihnen noch fehlt. Gute digitale Lösungen sollen an den
Hochschulen selbstverständlich beibehalten werden. Aber genau für diese
Rückmeldungen sei es eben wichtig, dass sich auch Hochschulen aktiv an dem
Projekt beteiligen.
Wer kann bei der XHochschule mitmachen?
Im Prinzip kann jeder mitmachen, der Interesse an dem
Projekt hat. Ganz besonders angewiesen ist die Initiative XHochschule natürlich
auf die Mitarbeit von Campus Management Software-Herstellern sowie auf die
Rückmeldungen der einzelnen Hochschulen, da eben genau diese beiden
Institutionen den besten fachlichen Input liefern können, den sie dann auch
wieder weiter in ihre eigenen Entwicklungen integrieren können. „Dabei läuft
das Engagement auf freiwilliger Basis und es gibt keine Vorgaben, wie viele
Stunden man in die Mitarbeit an der XHochschule investieren muss", betont Frau
Hauenschild. Wer sich an dem Projekt beteiligen möchte, kann sich einfach direkt
über die Website der XHochschule
registrieren. Danach bekommt man nicht nur die Einladungen zu den regelmäßigen
Webmeetings, sondern auch den Zugriff auf die aktuelle Projektdokumentation.
„Danach können die Teilnehmer ganz flexibel entscheiden, ob sie an einem
Treffen oder an mehreren teilnehmen wollen, mit wie vielen Leuten sie aus ihrem
Team teilnehmen wollen, an welchen Themen sie sich beteiligen wollen und an
welchen eher nicht", erklärt Frau Hauenschild.
Wir bedanken uns an dieser Stelle bei Frau Hauenschild für die ausführlichen Informationen zum Thema XHochschule und unterstützen Interessierte gerne bei der Vernetzung. Den gesamten Vortrag aus unserem Workshop können Sie in folgendem Video nachsehen: