Mit drei Hochschulen hat die academyFIVE Usergroup vor vier Jahren gestartet – heute sind es fast 30 Mitglieder mit über 90 Personen, die sich einbringen. Doch was hat dieser Zusammenschluss bisher gebracht? Welche gemeinsamen Projekte wurden bereits umgesetzt? Und was ist für die Zukunft geplant? Hier haben wir die Antworten.
Austausch & gegenseitige Unterstützung
Im Rahmen der ZKI-Herbsttagung 2019 wurde die Gründung der academyFIVE Usergroup offiziell gemacht. Mit an Bord: die Hertie School of Governance in Berlin, die Karlshochschule in Karlsruhe und die Katholische Stiftungshochschule München. Das Ziel: regelmäßige Treffen, um sich über aktuelle und zukünftige Themen rund um das Campus Management System academyFIVE auszutauschen und gegenseitig bei der digitalen Prozessumsetzung zu unterstützen. Gründungsmitglied Daniela Sauer – damals an der Hertie School of Governance tätig – erinnert sich an die Anfänge zurück: „Ich hatte regelmäßig Kontakt zu anderen Kunden von academyFIVE. Schon der Austausch in der kleinen Gruppe hat uns allen bei vielen Themen geholfen und so kam es dann zu der Idee, diese Runde zu vergrößern.“
Ganz konkret soll die Usergroup als Plattform den academyFIVE Kunden auch Gelegenheit geben, sich bei der Entwicklungsplanung des Systems einzubringen, wie Daniela Sauer bestätigt: „Von Beginn an war eines der Ziele, nicht an jeder Hochschule das Rad neu erfinden zu müssen. Oft hatte an einer anderen Hochschule schon jemand eine Lösung für eine aktuelle Herausforderung. Wenn etwas nicht mit den bestehenden ‚Bordmitteln‘ des Systems umzusetzen war, sollten gemeinsame Entwicklungsaufträge bei Simovative diskutiert werden. Dies würde einerseits die Kosten für die einzelne Hochschule senken und gleichzeitig vermeiden, dass man völlig spezifische Insellösungen baut, die dann nicht nachhaltig weiterzuentwickeln sind.“
Dafür trifft sich die Usergroup in monatlichen, internen Round Tables und vier Mal pro Jahr mit Vertreter:innen der Simovative zum Besprechen zentraler Schwerpunktthemen. Die Inhalte sind vielfältig: angefangen bei Onlinezugangsgesetz und EU-Initiativen, über Branchenthemen, bis hin zu academyFIVE Modulen. Rainer Buzengeiger, Head of IT & Campus Service an der Karlshochschule und Sprecher der Usergroup, bestätigt den großen Anklang, den die Plattform bei den Hochschulen findet: „Die monatlichen Treffen sind gut frequentiert, der Austausch sachlich und fachlich geprägt von gegenseitigem Unterstützungswillen.“
Großer Zuspruch bei Hochschulen
Die Usergroup ist insbesondere in die Entwicklung und weitere Verbesserung der academyFIVE Module involviert, so hat die Gruppe wertvollen Input zur neuen Onlinebewerbung sowie der Weiterentwicklung des Abgabemanagement gegeben. „An sich war der Aufbau der Usergroup das bisher größte Projekt“, fasst Tobias Vogler aus dem IT-Team der Fachhochschule der Wirtschaft und Sprecher der Usergroup zusammen, „aber es gibt bei den Formaten immer noch Entwicklungspotenzial. Und wir haben noch viele spannende Projekte in unserem Themenspeicher.“ Schwerpunkte für die nächsten Treffen sind unter anderem DSGVO-Konformität, Revisionssicherheit und Backup-/Restore-Konzepte.
Auch die jährlich stattfinden Simovative Kundentreffen werden genutzt, um aktuelle Entwicklungen nicht nur mit den Usergroup-Mitgliedern, sondern mit allen anwesenden Kunden abzustimmen. Bei der letzten Zusammenkunft im Februar 2023 konnten beispielsweise diese Umsetzungen vorgestellt werden:
- Anwesenheitserfassung in der Progressive Web App: Gewünscht war die Option, dass Studierende ihre Anwesenheit selbst in der PWA erfassen können, damit Verwaltungsmitarbeitende möglichst einfach, ohne manuellen Aufwand und auf datenschutzkonforme Weise nachverfolgen können, wer sich zu welchem Zeitpunkt in welchem Raum aufgehalten hat.
- Erweiterte Bearbeitungsoptionen bei der Hochschulstatistik: Um schnell eine korrekte Statistik erstellen zu können, sollte es den Verwaltungsmitarbeitenden möglich sein, angezeigte Fehler in der erstellten Hochschulstatistik bearbeiten zu können.
- Einzelveranstaltungen in der Curricularen Kurswahl: Damit keine manuellen Buchungen durchgeführt werden müssen, sollte die Möglichkeit gegeben sein, dass man den Studierenden auch Einzelveranstaltungen (singuläre Ereignisse) zur Wahl anbieten kann.
- Inaktive Dozierende kennzeichnen: Es sollten jene Dozierende als inaktiv gekennzeichnet werden, die gerade nicht oder nicht mehr für eine Hochschule tätig sind, damit diese nicht mehr in den Auswahlfeldern zur Verfügung stehen, aber trotzdem weiterhin in den bestehenden Datensätzen angezeigt werden.
Aus der anfänglich überschaubaren Gruppe mit den drei Gründungsmitgliedern ist eine Runde mit aktuell 28 Hochschulen geworden. Warum es Sinn macht, Mitglied bei der Usergroup zu werden? Daniela Sauer fasst zusammen: „Der Mehrwert besteht ganz klar aus der regelmäßigen Unterstützung im alltäglichen Einsatz der Software, welche einen großen Einfluss auf die weitere Entwicklung der Software hat, was wiederum im Interesse der Hochschule ist.“
Dem kann Rainer Buzengeiger nur zustimmen: „Man muss die Hochschulen gar nicht von der Notwendigkeit einer Mitgliedschaft überzeugen, die User wissen ohnehin um den Sinn dieser Gemeinschaft.“ Teil der Usergroup zu werden, ist übrigens richtig einfach: „Einfach eine Mail an mich genügt und schon ist man dabei“, erklärt Rainer Buzengeiger. Ein Limit an Teilnehmenden pro Hochschule gibt es keines, denn: „Die Usergroup lebt und profitiert davon, dass Diskussionen facettenreich – also mit Expert:innen und Praktiker:innen aus den Fachbereichen sowie mit Projektleiter:innen und IT-Verantwortlichen des Campus Managements – geführt werden können.“
Bei den weiteren Entwicklungen und Projekten wünschen wir viel Erfolg!
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