Wie werden Bewerbungen geprüft und wie stellt academyFIVE Vollständigkeit sicher?

academyFIVE kombiniert die Eingaben aus der Onlinebewerbung mit internen Checklisten. Pflichtfelder, Uploads und formale Kriterien werden automatisch validiert. Die Verwaltung kann darüber hinaus eigene Prüfvermerke hinterlegen. Dadurch liegen vollständig geprüfte Profile vor, bevor sie in Aufnahmeverfahren oder Zulassungen einfließen.

Können wir unterschiedliche Aufnahmeverfahren pro Studiengang oder Semester abbilden?

Ja. Verfahrensteile, Bewertungstypen, Termine, Prüfende und Quoten können je Studiengang und Zyklus frei festgelegt werden. Bestehende Verfahren lassen sich kopieren und schnell an neue Semester anpassen. Auch mehrstufige Modelle oder Assessment Days sind abbildbar.

Wie reduziert academyFIVE den Aufwand bei der Zulassung?

Durch automatische Rankingberechnungen, regelbasierte Bewerbergruppenzuordnungen, farblich markierte Vorschläge und Massenstatuswechsel. Auch die gesamte Kommunikation – von der Einladung bis zur Zusage – kann automatisiert erfolgen. Das reduziert manuelle Schritte erheblich und schafft Transparenz.

Können Zulassungsunterlagen automatisiert erstellt und versendet werden?

Ja. Zulassungsbescheide, Ablehnungen und Wartelistenbescheide werden automatisch aus den Bewerbungsdaten generiert und per E-Mail versendet oder zum Download bereitgestellt. Optional können digitale Signaturen integriert werden oder die Bescheide revisionssicher zur Verfügung gestellt werden.

Wie stellt academyFIVE Datenschutz und Nachvollziehbarkeit sicher?

Über eine granular steuerbare Rechte- und Rollenverwaltung, die genau festlegt, wer Bewertungsergebnisse sehen oder Status ändern darf. Alle relevanten Änderungen werden protokolliert. Exportfunktionen und Audit-Trails sorgen für Nachvollziehbarkeit und Compliance.

Bewerben & Zulassen

Geprüft, koordiniert, revisionssicher. Vom Bewerbungseingang zur Immatrikulation.

Mit academyFIVE steuern Hochschulen den gesamten Bewerbungs- und Zulassungsprozess von der Onlinebewerbung über mehrstufige Aufnahmeverfahren bis hin zur automatisierten Zulassung. In einem System. Ohne Medienbrüche. Ohne manuelle Übergaben.

Attraktiv & barrierefrei
Studierende begeistern. Vom ersten Kontakt an.
Zentral & konsistent
Eine Datenbasis. Eine Studierendenakte.
Rechtssicher & kontrolliert
Präzise Auswertungen. Granulare Protokollierung. Souverän entscheiden.

Das bietet academyFIVE

Bewerbung und Zulassung gehören zu den komplexesten Abläufen einer Hochschule. academyFIVE macht daraus einen strukturierten, skalierbaren Prozess im Erscheinungsbild Ihrer Hochschule: ohne Systembrüche, rechtssicher und effizient vom ersten Klick bis zur Immatrikulation.

- Weniger Rückfragen von Bewerbenden
- Geringerer manueller Aufwand, weniger Fehler
- Schnellere Bescheide durch hohen Automatisierungsgrad bei voller Entscheidungshoheit
- Bessere Planbarkeit durch transparente Auswertungen
- Exakte Steuerung von Zugriffen und Sichtbarkeiten durch granulare Rollen- und Rechteverwaltung
- Datenschutz und Compliance systemseitig sichergestellt

Bewerben und Zulassen im Detail

Onlinebewerbung mit Self-Service-Funktionen
Im hochschuleigenen Design
Bewerbende digital begeistern.
Mit Design und Service.
Einheitliches Erscheinungsbild durch konsistente Hochschul-CI. Modernste Bewerbendenerfahrung durch automatisierte Termin-Anmeldungen und Zulassungskommunikation.
Datenerfassung
Intelligente Validierungen und geprüfte Datenqualität
Rückfragen?
Keine.
Unvollständige Bewerbungen nahezu ausgeschlossen – dank Feldabhängigkeiten, Pflichtfeldern und automatischen Validierungen.
Mehrstufige Bewerbungsprozesse
Individuell abbildbar
Komplexität reduzieren,
statt zu verwalten.
Ohne manuelle Koordination zwischen den Stufen und ohne Abstimmung per E-Mail oder Excel.
Effiziente Statuswechsel mit voller Kontrolle
Kein Statuswechsel bleibt liegen
Statuswechsel vereinfachen.
Kontrolle behalten.
Statuswechsel für mehrere Bewerbende gleichzeitig durchführen. Individuelle Sperren, z. B. bei offenen Zahlungen, verhindern Statuswechsel, solange Voraussetzungen nicht erfüllt sind.
Kommentarfunktionen & interne Checklisten
Alles im Blick
Intern schneller
freigeben.
Übersichtliche Prüfung der Unterlagen mit integrierter interner Checkliste.

academyfive zulassen ansicht bewerberprofil inkl interne checkliste

Aufnahmeverfahren
Alle Verfahrensstufen in einem System abbildbar
100 % transparent.
Jederzeit nachvollziehbar.
Portfolio, Interviews, Tests: Fortschritte stets im Blick – ohne Systemwechsel und mit frei modellierbaren Verfahrensteilen. Entscheidungen werden systemgeführt dokumentiert und bleiben nachvollziehbar.
Automatische Terminvergabe
Für Interviews und Assessment Days
Weniger Fehler.
Mehr Zeit.
Dank der effizienten systemgeführten Organisation von individuellen oder gruppenbasierten Terminen. Bewerbende wählen passende Termine selbst, manuelle Abstimmungen entfallen.
Automatisches Ranking & Quotenberechnung
Automatisch, regelbasiert und nachvollziehbar
Zügig entscheiden.
Und sicher.
Ranking und Quoten, berechnet ohne manuelle Eingriffe. Zu 100 % protokolliert.
Konfigurierbar nach Hochschulstandard.

Einzel- und Massenimmatrikulation
Zulassungsdokumente direkt im System generieren & versenden
Studierende einschreiben.
Ohne Einzelaufwand.
Zulassungsbescheide automatisiert versenden – einzeln oder als Gruppenversand mit Bescheid. Direkt im System generiert und digital signiert.
Revisionssichere Bescheide
Direkt aus dem System generiert
Lückenlos protokolliert.
Revisionssicher, ohne Word-Vorlage, direkt aus dem System.
Audit-Trail & Excel-Export
Jede Entscheidung dokumentiert
Klare Zuständigkeiten.
Klare Verhältnisse.
Jede Berechnung, jede Entscheidung und jeder Zugriff ist dokumentiert und nachvollziehbar.
Automatische Datenübergabe
Von der Zulassung zur Immatrikulation
Vollständige Studierendenakte.
Ab Tag 1.
Alle Bewerbungs-, Aufnahme- und Zulassungsdaten fließen automatisch ins Studierendenprofil.

Massenimmatrikulation in academyFIVE:Studierende zulassen auf Knopfdruck

itu — Bettina Mairhofer, Teamlead Student Administration, Interdisciplinary Transformation University Austria

Geprüft, koordiniert, revisionssicher. Vom Bewerbungseingang zur Immatrikulation.

Attraktiv & barrierefrei

Zentral & konsistent

Rechtssicher & kontrolliert

Das bietet academyFIVE

Bewerben und Zulassen im Detail

FAQs

Plattform

Module

Nutzendenrollen