Datenschutzerklärung SIMOVATIVE

Stand: 23. September 2026

1. GEGENSTAND UND GELTUNGSBEREICH

In dieser Datenschutzerklärung wird darüber informiert, welche personenbezogenen Daten bei einzelnen Verarbeitungsvorgängen erhoben und wie und zu welchen Zwecken diese personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Datenverarbeitung beim Besuch der Website, aber auch in anderen Zusammenhängen, z.B. über die Verarbeitung der Daten von Kunden, von Bewerbern und bei der Teilnahme an Videokonferenzen.
Personenbezogene Daten werden stets entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung verarbeitet.

2. VERANTWORTLICHER UND DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER

Verantwortlicher ist die Simovative GmbH, Landsberger Straße 110, 80339 München, Deutschland, Tel. +49 (89) 18931200, E-Mail: info@simovative.com (nachfolgend „Simovative“).
Der Datenschutzbeauftragte der Verantwortlichen kann unter c.schmoll@compliance.one kontaktiert werden.

3. BESUCH DER WEBSITE

3.1 Hosting und Logfiles

Die Website wird bei der Hetzner Online GmbH, Deutschland, auf Servern innerhalb der Europäischen Union gehostet. Hetzner wird als Auftragsverarbeiter auf Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung tätig.
Bei jedem Aufruf der Website erfasst das System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Endgeräts. Folgende Daten werden dabei protokolliert bzw. geloggt:
• IP-Adresse des aufrufenden Endgeräts
• Betriebssystem des aufrufenden Endgeräts
• Browser-Version des aufrufenden Endgeräts
• Name der abgerufenen Datei bzw. Webseite
• Datum und Uhrzeit des Abrufs
• Übertragene Datenmenge
• Verweisende URL
Diese Daten werden verarbeitet, um die Website darstellen zu können, um die Sicherheit, Verfügbarkeit und Integrität der Website zu gewährleisten (z.B. Erkennung und Abwehr von DoS-Angriffen oder Zugriffen von Bots), um die Qualität und Darstellung der Website zu verbessern, um Fehler identifizieren und beheben zu können und für statistische Zwecke. Diese Daten werden regelmäßig nach wenigen Tagen wieder gelöscht.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an den obengenannten Zwecken.

3.2 Cookies

Auf der Website werden Cookies verwendet. Cookies sind Informationen, die von unserem Webserver oder Webservern Dritter an den Browser der Besucherinnen bzw. Besucher der Website übertragen und dort für einen späteren Abruf gespeichert werden. Bei Cookies kann es sich um kleine Dateien oder sonstige Arten der Informationsspeicherung handeln. In Cookies werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Cookies enthalten eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Internetseite ermöglicht. Ein Cookie enthält zudem die Angabe über seine Herkunft und die Speicherfrist. Dies bedeutet jedoch nicht, dass anhand eines Cookies unmittelbar Kenntnis von der Identität der Besucherinnen bzw. Besucher der Website erlangt werden kann.
Beim Besuch der Website werden zum einen Cookies gesetzt, die für den Betrieb der Website unbedingt erforderlich sind. Bei diesen unbedingt erforderlichen Cookies kann es sich beispielweise um Cookies handeln, die für die Darstellung der Website mit einem Content Management-System erforderlich sind, anhand derer Spracheinstellungen erkannt werden oder mit denen dokumentiert wird, ob in das Setzen weiterer (optionaler) Cookies eingewilligt wurde oder ob eine solche Speicherung abgelehnt wurde. Die unbedingt erforderlichen Cookies einschließlich ihres Zwecks und der Speicherdauer bzw. Löschfrist werden nachfolgend und ergänzend auch im Cookie-Banner erläutert, der beim Aufruf der Website angezeigt wird.
Es werden zudem auch optionale Cookies eingesetzt, um zum Beispiel zusätzliche Informationen über die Interessen der Besucherinnen bzw. Besucher der Website oder über deren Nutzungsverhalten zu erheben, um auf dieser Basis die Website und generell die Kundeninteraktionen zu analysieren und zu optimieren.
Optionale Cookies einschließlich ihres Zwecks und der Speicherdauer bzw. Löschfrist werden nachfolgend und ergänzend auch im Banner erläutert, der beim Aufruf der Website angezeigt wird. Optionale Cookies werden erst gesetzt, wenn in das Setzen der optionalen Cookies ausdrücklich eingewilligt wurde.
Soweit wir Cookies oder vergleichbare Technologien einsetzen, um Informationen auf Ihrem Endgerät zu speichern oder dort gespeicherte Informationen auszulesen, ist die Rechtsgrundlage hierfür Ihre ausdrückliche Einwilligung. Ausgenommen hiervon sind Technologien, die für die Bereitstellung unserer ausdrücklich gewünschten Dienste technisch zwingend erforderlich sind. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist die ausdrückliche Einwilligung der Websitebesucherinnen und -besucher, die jederzeit widerrufen werden kann.

3.3 Sprachpräferenz (Polylang)

Auf der Website wird der Dienst Polylang des Anbieters WP SYNTEX SARL in Frankeich verwendet.
Polylang erzeugt ein funktionales Cookie und speichert eine Sprachpräferenz für die Besucher der Website, um mehrsprachige Websites zu unterstützen.
Zur Übersetzung und Aktualisierung der mehrsprachigen Inhalte ist die Anbindung eines DeepL Premium Accounts (Anbieter: DeepL SE, Deutschland) vorgesehen. DeepL verarbeitet im Auftrag des Verantwortlichen die bereitgestellten Website-Texte ausschließlich zu Übersetzungszwecken; eine direkte Verbindung zwischen dem Browser der Besucher und DeepL im Rahmen des Seitenaufrufs findet nicht statt.
Die Nutzung des Dienstes Polylang ist unbedingt erforderlich, um die Website in verschiedenen Sprachversionen zur Verfügung stellen zu können. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an der Zurverfügungstellung der Webseite in mehreren Sprachen einschließlich einer entsprechenden Auswahlmöglichkeit für die Besucher der Website.

3.4 Google Tag Manager

Auf der Website wird das Tool Google Tag Manager des Anbieters Google Ireland Limited in Irland verwendet. Der Anbieter wird als Auftragsverarbeiter auf Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung tätig.
Über das Tool Google Tag Manager können Tags zentral über eine Benutzeroberfläche eingebunden werden. Tags sind kleine Codeabschnitte, die Aktivitäten verfolgen können. Über das Tool werden Scriptcodes anderer Tools eingebunden und es wird ermöglicht, es zu steuern, wann ein bestimmtes Tag ausgelöst wird.
Das Tool Google Tag Manager dient lediglich der Einbindung und Steuerung anderer Tools, das Tool Google Tag Manager verarbeitet mit Ausnahme der IP-Adresse der Website-Besucher keine personenbezogenen Daten.
Es kann hierbei eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgen, die kein angemessenes Datenschutzniveau bieten. In diesem Fall wird gewährleistet, dass für eine solche Übermittlung geeignete Garantien vorgesehen sind, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Ein Nachweis dieser geeigneten Garantien stellt der Verantwortliche auf Anfrage zur Verfügung.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an einer einfachen zentralen Einbindung und Steuerung anderer Tools. Sofern eine Einwilligung für den Einsatz des Tools eingeholt wurde, stellt die ausdrücklich erteilte und jederzeit widerrufbare Einwilligung die Rechtsgrundlage dar.

3.5 Videos (VimP)

Auf der Website sind Videos eingebettet. Diese Funktionalität wird über die Videoplattform VIMP des Anbieters ViMP GmbH, Agnes-Pockels-Bogen 1, 80992 München, Deutschland, zur Verfügung gestellt. Der Anbieter wird als Auftragsverarbeiter auf Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung tätig.
Bei Aufruf einer Website, die mit einem solchen Plugin von VIMP versehen ist, wird eine Verbindung zu den Servern von VIMP hergestellt und dabei insbesondere die IP-Adresse des Besuchers der Website sowie weitere technische Informationen (z.B. Browsertyp, Betriebssystem, Zeitpunkt des Aufrufs) an VIMP übermittelt. Auch wenn ein Video durch Anklicken gestartet wird, wird diese Information an VIMP übermittelt. Soweit für die Nutzung der Videoplattform ein Nutzerkonto besteht und der Nutzer eingeloggt ist, können die übermittelten Informationen gegebenenfalls dem jeweiligen Nutzerkonto zugeordnet werden.
Weitere Informationen zu Umfang und Zweck der Datenverarbeitung durch VIMP sowie zur Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten und zu den diesbezüglichen Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz der Privatsphäre finden sich in der Datenschutzerklärung von VIMP unter https://www.vimp.com/datenschutzerklaerung/.
Es kann hierbei eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgen, die kein angemessenes Datenschutzniveau bieten. In diesem Fall wird gewährleistet, dass für eine solche Übermittlung geeignete Garantien vorgesehen sind, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Ein Nachweis dieser geeigneten Garantien stellt der Verantwortliche auf Anfrage zur Verfügung.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an der Einbindung von Videos und der damit einhergehenden Optimierung der Interaktivität der Website und der Nutzererfahrung. Sofern eine Einwilligung eingeholt wurde (z.B. über ein Consent-Management-Tool), stellt die ausdrücklich erteilte und jederzeit widerrufbare Einwilligung die Rechtsgrundlage dar.

3.6 SEO-Analyse (Google Search Console)

Zur Überwachung der technischen Performance und Sichtbarkeit der Website in der Google-Suche wird der Dienst Google Search Console des Anbieters Google Ireland Limited, Irland, eingesetzt.
Über die Google Search Console werden insbesondere Informationen zur Indexierung der Website, zu Suchanfragen, Klicks, technischen Fehlern und zur Darstellung der Website in den Suchergebnissen verarbeitet. Die Daten stammen im Wesentlichen aus der Nutzung der Google-Suchmaschine und werden in aggregierter Form in der Google Search Console bereitgestellt. Google verarbeitet diese Daten als eigener Verantwortlicher.
Es kann hierbei eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgen, die kein angemessenes Datenschutzniveau bieten. In diesem Fall wird gewährleistet, dass für eine solche Übermittlung geeignete Garantien vorgesehen sind, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Ein Nachweis dieser geeigneten Garantien stellt der Verantwortliche auf Anfrage zur Verfügung.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an der Suchmaschinenoptimierung der Website sowie an der Überwachung und Verbesserung der technischen Verfügbarkeit und Darstellung der Website in Suchmaschinen.

3.7 Webanalyse (Google Analytics/GA Insights)

Auf der Website wird der Webanalysedienst Google Analytics des Anbieters Google Ireland Limited in Irland verwendet. Der Anbieter wird als Auftragsverarbeiter auf Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung tätig.
Über JavaScript-Tags können mit Google Analytics Informationen über die Benutzung der Website erhoben werden. Google Analytics verwendet Cookies, um Informationen zu den Interaktionen der Besucherinnen bzw. Besucher der Website mit der Website zu erheben.
Im Rahmen des Einsatzes von Google Analytics werden die IP-Adresse der Besucherinnen bzw. Besucher der Website, Informationen über die Benutzung der Website, Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, die zuvor besuchte Seite und die Uhrzeit der Serveranfrage an Server von Google übermittelt und dort verarbeitet.
Die erhobenen IP-Adressen der Besucherinnen bzw. Besucher der Website werden innerhalb des EU vor einer Übermittlung in die USA gekürzt. Nur in Ausnahmefällen, bei technischen Störungen in Europa, wird die ungekürzte IP-Adresse an Google in die USA übermittelt und dort gekürzt. Die übermittelten IP-Adressen werden nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.
Es kann dementsprechend hierbei eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgen, die kein angemessenes Datenschutzniveau bieten. In diesem Fall wird gewährleistet, dass für eine solche Übermittlung geeignete Garantien vorgesehen sind, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Ein Nachweis dieser geeigneten Garantien stellt der Verantwortliche auf Anfrage zur Verfügung.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist die ausdrücklich erteilte und jederzeit widerrufbare Einwilligung der Besucherinnen bzw. Besucher der Website.

3.8 SEO-Optimierung (Rank Math)

Zur Suchmaschinenoptimierung der Website wird das SEO-Plugin Rank Math des Anbieters ONE.COM INDIA PRIVATE LIMITED, Indien, eingesetzt.
Rank Math unterstützt intern bei der technischen und inhaltlichen Optimierung der Website, insbesondere durch die Verwaltung von Meta‑Daten, Sitemaps, Weiterleitungen und strukturierten Daten (Schema‑Markup). Das Plugin läuft lokal auf dem Webserver der Website. Rank Math setzt im Rahmen des hier eingesetzten Funktionsumfangs keine eigenen Cookies und erfasst keine personenbezogenen Daten der Besucherinnen und Besucher der Website über die im Rahmen des allgemeinen Websitebetriebs ohnehin anfallenden technischen Informationen hinaus. Eine Übermittlung von Nutzungsdaten an Server des Anbieters findet in diesem Zusammenhang nicht statt.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an der Suchmaschinenoptimierung und der technischen Verbesserung der Website.

3.9 Webanalyse (Matomo)

Auf der Website wird der Webanalysedienst Matomo verwendet. Matomo wird bei einem Auftragsverarbeiter auf Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung gehostet.
Um besser zu verstehen, wie die Besucher der Website die Website nutzen und um die Website und die angebotenen Inhalte und Services kontinuierlich verbessern zu können, wird die Nutzung der Website statistisch ausgewertet. Die dabei erhobenen Daten werden verwendet, um aggregierte Nutzungsberichte zu erstellen.
Bei der Nutzung des Analysedienstes Matomo werden folgende Daten erhoben:
• gekürzte/anonymisierte IP-Adresse des aufrufenden Systems des Nutzers,
• die aufgerufene Internetseite,
• die Internetseite, von der der Nutzer auf die aufgerufene Internetseite gelangt ist (Referrer),
• die Unterseiten, die von der aufgerufenen Internetseite aus aufgerufen werden,
• die Verweildauer auf der Internetseite,
• die Häufigkeit des Aufrufs der Internetseite
Matomo setzt kein Cookie, sondern verwendet ein sogenanntes Device-Fingerprinting-Verfahren. Im Device Fingerprint-Verfahren werden folgende Informationen gespeichert: Browsersprache, Betriebssystem, genutzter Browser, Browser-Plugins, (anonymisierte) IP-Adresse.
Anhand des Device Fingerprints kann Matomo einen Besucher der Website beim nächsten Besuch wieder als einzigartigen („unique“) Besucher erkennen. Die im Rahmen des Device Fingerprint-Verfahrens erhobenen Daten werden unverzüglich anonymisiert und alle 24 Stunden nach dem Zufallsprinzip verändert, so dass die Besucher der Website anonym bleiben.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an einer statistischen Auswertung des Nutzerverhaltens, um die Website und die angebotenen Inhalte und Services kontinuierlich verbessern zu können. Sofern eine Einwilligung eingeholt wurde, stellt die ausdrücklich erteilte und jederzeit widerrufbare Einwilligung die Rechtsgrundlage dar.

3.10 Marketing- und Remarketing-Dienste (LinkedIn Insight Tag)

Auf der Website wird das LinkedIn Insight Tag der LinkedIn Ireland Unlimited Company, Irland, eingesetzt.
Mit Hilfe des LinkedIn Insight Tags können Besuche auf der Website analysiert und ausgewertet werden, um statistische Auswertungen über die Nutzung der Website zu erhalten und um zielgruppenbezogene Werbung (Remarketing/Retargeting) für Besucher der Website auf LinkedIn und innerhalb des LinkedIn-Werbenetzwerks auszuspielen. Hierzu setzt LinkedIn unter anderem Cookies und ähnliche Technologien ein. Verarbeitet werden insbesondere IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Referrer-URL, Informationen zum Nutzungsverhalten sowie – bei eingeloggten LinkedIn-Mitgliedern – Informationen zum LinkedIn-Profil. LinkedIn kann diese Daten zu eigenen Zwecken (z.B. zur Verbesserung eigener Produkte und für eigene Werbezwecke) verarbeiten und mit weiteren Daten des Nutzers verknüpfen.
Es kann hierbei eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgen, die kein angemessenes Datenschutzniveau bieten, insbesondere in die USA. In diesem Fall wird gewährleistet, dass für eine solche Übermittlung geeignete Garantien vorgesehen sind, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Ein Nachweis dieser geeigneten Garantien stellt der Verantwortliche auf Anfrage zur Verfügung.
Rechtsgrundlage für den Einsatz des LinkedIn Insight Tags und das Setzen der damit verbundenen Cookies ist die ausdrücklich erteilte und jederzeit widerrufbare Einwilligung der Besucherinnen und Besucher der Website (z.B. über das Consent‑Management‑Tool). Ohne Einwilligung wird das LinkedIn Insight Tag nicht geladen.

3.11 SalesViewer

Auf dieser Webseite wird ein Javascript-basierter Code der SalesViewer GmbH in Deutschland eingesetzt, der zur Erhebung unternehmensbezogener Daten und der entsprechenden Nutzung dient. Die mit dieser Technologie erhobenen Daten werden über eine nicht rückrechenbare Einwegfunktion (sog. Hashing) verschlüsselt. Die Daten werden unmittelbar pseudonymisiert und nicht dazu benutzt, den Besucher dieser Webseite persönlich zu identifizieren.
Die mit SalesViewer erzeugten Daten werden im Auftrag des Anbieters dieser Website ausschließlich in der EU verarbeitet und gespeichert.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an Marketing-, Marktforschungs- und Optimierungszwecken. Sofern eine Einwilligung eingeholt wurde, stellt die ausdrücklich erteilte und jederzeit widerrufbare Einwilligung die Rechtsgrundlage dar.
Der Datenerhebung und -speicherung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft durch Klick auf den Link https://www.salesviewer.com/opt-out widersprochen werden. Dabei wird ein Opt-out-Cookie für diese Webseite auf Ihrem Gerät abgelegt. Nach Löschung der Cookies in diesem Browser muss der Link erneut angeklickt werden.

4. CHAT, TICKETING UND SUPPORT

Beim Chat auf der Website, bei Supportanfragen bzw. der Erstellung von Support-Tickets und bei der Bearbeitung von Anfragen werden die angegebenen personenbezogenen Daten, die Kontaktdaten des Nutzers und die sonstigen angegebenen Inhalte und Informationen erhoben und verarbeitet, um die jeweilige Anfrage zu verwalten, zu bearbeiten und zu dokumentieren. Zudem werden dabei Informationen zum Browser, die IP-Adresse und der Standort des jeweiligen Nutzers verarbeitet.
Für den Chat und das das Ticketing-System wird ein externer Dienstleister als Auftragsverarbeiter eingesetzt.
Es kann hierbei eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgen, die kein angemessenes Datenschutzniveau bieten. In diesem Fall wird gewährleistet, dass für eine solche Übermittlung geeignete Garantien vorgesehen sind, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Ein Nachweis dieser geeigneten Garantien stellt der Verantwortliche auf Anfrage zur Verfügung.
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Vertragserfüllung bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und/oder das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an der Zurverfügungstellung der Dienstleistungen und der Kommunikation mit den den Besucherinnen bzw. Besucher der Website und die Zurverfügungstellung eines optimalen Supports für die der Besucherinnen bzw. Besucher der Website.

5. KONTAKTAUFNAHME UND KONTAKTDATENBANK (CRM)

Treten Sie mit uns in Kontakt, z.B. per E-Mail, über ein Kontaktformular oder über einen Livechat, werden die von Ihnen gemachten Angaben zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage verarbeitet.
Die in einem Kontaktformular oder einem Livechat abgefragten Angaben benötigen wir, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, Sie korrekt anzusprechen und Ihnen eine Antwort zukommen zu lassen.
Wir verarbeiten die Daten unserer Kunden, Dienstleister und Lieferanten im Rahmen der Erbringung unserer vertraglichen Leistungen. Hierbei werden gegebenenfalls Bestandsdaten (beispielsweise Name und Vorname des/der Ansprechpartner(s), Adresse), Kontaktdaten (beispielsweise E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Vertragsdaten (beispielsweise Vertragsgegenstand, Laufzeit), Zahlungsdaten und Daten, die im Rahmen der Leistungserbringung erhoben werden und/oder zur Leistungserbringung erforderlich sind, verarbeitet.
Anfragen und Kundenbeziehungen werden regelmäßig in unserem CRM-System verarbeitet. Die dabei verarbeiteten Daten (Name, Vorname, Anrede, Postadresse, ggf. Geburtsdatum, Ihr spezifisches Interesse hinsichtlich unserer Produkte und Dienstleistungen und Ihre Interaktionen mit uns) können von uns zudem unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu Zwecken des Direktmarketings, insbesondere für postalische Werbung, verwendet werden.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an der Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern, Lieferanten, Interessenten, Besuchern der Website und sonstigen Dritten, an der Pflege von Interessenten-, Kunden- und Dienstleisterbeziehungen und der Vermarktung der Produkte und Dienstleistungen. Zielt die Kontaktaufnahme auf den Abschluss eines Vertrages ab oder erfolgt sie im Rahmen der Durchführung eines Vertrages, so ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung die Vertragserfüllung bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
CRM-System (Pipedrive)
Zur Verwaltung von Kontaktanfragen, Kunden- und Interessentendaten, insbesondere von über Formulare auf der Website eingegebenen Daten sowie von Daten, die im Zusammenhang mit sogenanntem „Gated Content“ (z.B. Download von Whitepapern oder sonstigen Inhalten nach Eingabe von Kontaktdaten) erhoben werden, wird das CRM-System Pipedrive des Anbieters Pipedrive OÜ, Estland, eingesetzt. Pipedrive wird als Auftragsverarbeiter auf Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung tätig.
Die in Formularen angegebenen Daten (z.B. Name, Kontaktdaten, Unternehmenszugehörigkeit, Inhalte der Anfrage, Angaben zu abgerufenen Inhalten) werden an die Server von Pipedrive übermittelt, dort gespeichert und zur Dokumentation und Nachverfolgung von Anfragen und Vertriebsprozessen genutzt. Darüber hinaus können Interaktionen (z.B. Rückfragen, Gesprächsnotizen, Follow-ups) im CRM-System dokumentiert werden.
Es kann hierbei eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgen, die kein angemessenes Datenschutzniveau bieten. In diesem Fall wird gewährleistet, dass für eine solche Übermittlung geeignete Garantien vorgesehen sind, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Ein Nachweis dieser geeigneten Garantien stellt der Verantwortliche auf Anfrage zur Verfügung.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist – soweit es um die Bearbeitung von Anfragen oder die Bereitstellung angefragter Inhalte (z.B. Gated Content) geht – die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. die Erfüllung eines Vertrages. Im Übrigen ist Rechtsgrundlage das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an einer effizienten Verwaltung von Kunden- und Interessentendaten, an einer strukturierten Vertriebs- und Kontaktorganisation sowie an Direktmarketingmaßnahmen. Soweit eine Einwilligung (z.B. in werbliche Ansprache per E-Mail) eingeholt wurde, stellt die ausdrücklich erteilte und jederzeit widerrufbare Einwilligung die Rechtsgrundlage dar.

6. EINSATZ KÜNSTLICHER INTELLIGENZ (KI) IN DER KOMMUNIKATION

Um die Mitarbeitenden bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen sowie die Qualität und Konsistenz der Kommunikation zu verbessern, setzt der Verantwortliche KI-Anwendungen ein, darunter ChatGPT von OpenAI, Microsoft Copilot, Google Gemini for Workspace und Claude von Anthropic. Diese Anwendungen helfen insbesondere beim Verfassen oder Zusammenfassen von E-Mails und Dokumenten.
Die Nutzung der KI ist streng auf interne Produktivitätszwecke begrenzt, etwa um Mitarbeitende bei der Vorbereitung von Antworten zu unterstützen oder relevante Inhalte aus vorherigen Kommunikationen zu extrahieren. Dabei haben die eingesetzten KI-Anwendungen ausschließlich Zugriff auf solche Inhalte, auf die die Mitarbeitenden selbst zugreifen können. Entscheidungen werden nie allein durch KI getroffen; alle Ergebnisse und Vorschläge werden stets durch Mitarbeitende geprüft, bevor sie nach außen weitergegeben werden.
Wir stellen durch vertragliche Vereinbarungen mit den KI-Anbietern sowie durch technische Konfigurationen (z. B. Nutzung von Enterprise-Versionen oder geschlossenen API-Schnittstellen) sicher, dass die in die KI-Systeme eingegebenen personenbezogenen Daten nicht von den Anbietern zum Training oder zur Verbesserung ihrer eigenen Basismodelle verwendet werden. Die Datenhoheit verbleibt vollständig bei uns.
Der Einsatz von KI erfolgt aufgrund eines berechtigten Interesses des Verantwortlichen, da diese Unterstützung es den Mitarbeitenden ermöglicht, effizienter und effektiver auf Anfragen und Mitteilungen zu reagieren. Dabei wurde sorgfältig geprüft, dass die Interessen und Grundrechte der betroffenen Personen durch diese Nutzung nicht beeinträchtigt werden. Dies ist insbesondere dadurch gewährleistet, dass der Einsatz der KI klar definiert, strikt begrenzt und stets menschlich kontrolliert erfolgt. Zudem setzt der Verantwortliche umfassende interne Sicherheitsmaßnahmen ein, darunter eine klare interne Richtlinie zur Nutzung von KI, regelmäßige Mitarbeiterschulungen sowie entsprechende Datenschutzkontrollen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Verarbeitung fair, verhältnismäßig und unter Achtung der Privatsphäre erfolgt.

7. E-MAIL-NEWSLETTER

7.1 Registrierung/Abonnement

Auf der Website können Sie sich für die Zusendung eines E-Mail-Newsletters registrieren. Dabei werden bei der Registrierung die Daten aus der Eingabemaske, die IP-Adresse des aufrufenden Rechners und Datum und Uhrzeit der Registrierung erhoben und gespeichert.
Um zu überprüfen, dass eine Registrierung für die Zusendung eines Newsletters durch den tatsächlichen Inhaber einer E-Mail-Adresse erfolgt, wird das sogenannte „Double-Opt-In“-Verfahren eingesetzt. Hierbei wird nach der Registrierung einer E-Mail-Adresse eine Bestätigungs-E-Mail an die registrierte E-Mail-Adresse gesendet. Die Registrierung für den Newsletter wird erst abgeschlossen, wenn ein in der Bestätigungs-E-Mail enthaltener Bestätigungs-Link aktiviert wird. Dabei werden ebenfalls IP-Adresse des aufrufenden Rechners und Datum und Uhrzeit der Aktivierung des Bestätigung-Links erhoben und gespeichert.
Die Registrierung für den Newsletter kann jederzeit beendet werden, indem Sie den in jedem Newsletter enthaltenen Abmeldelink nutzen oder indem Sie den Verantwortlichen unter den oben genannten Kontaktdaten kontaktieren.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten im Rahmen der Registrierung und Zusendung des E-Mail-Newsletters ist die ausdrücklich erteilte und jederzeit widerrufbare Einwilligung.
Es wird darauf hingewiesen, dass im Falle des Widerrufs der Einwilligung die Daten zur Einwilligung bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist aufbewahrt werden, um es dem Verantwortlichen zu ermöglichen, ich gegebenenfalls rechtlich verteidigen zu können. Die Rechenschafts- und Nachweispflicht geht hier für diesen Zeitraum der Löschpflicht vor. Rechtsgrundlage für diese Aufbewahrung der Daten zur Einwilligung ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Rechenschaftspflicht) und das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an einer potenziellen Rechtsverteidigung.

7.2 E-Mail-Newsletter im Rahmen einer Kundenbeziehung

Wenn Sie sich als Kunde/Nutzer registrieren und hierbei Ihre E-Mail-Adresse hinterlegen, kann diese für den Versand eines E-Mail-Newsletters verwendet werden, so Sie einer solchen Verwendung nicht widersprochen haben – auch über das Ende der Kundenbeziehung hinaus. Über den E-Mail-Newsletter im Rahmen einer bestehenden Kundenbeziehung wird ausschließlich Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen versendet. Sie können der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse hierfür jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen, indem Sie den in jedem E-Mail-Newsletter enthaltenen Abmeldelink nutzen oder indem Sie den Verantwortlichen unter den oben genannten Kontaktdaten kontaktieren.
Rechtsgrundlage für den Versand des E-Mail-Newsletters im Rahmen einer bestehenden Kundenbeziehung ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an der Durchführung von Direktmarketingmaßnahmen.
Es wird darauf hingewiesen, dass im Falle des Widerspruchs gegen eine weitere Zusendung des E-Mail-Newsletters im Rahmen einer bestehenden Kundenbeziehung die Daten zur Einwilligung bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist aufbewahrt werden, um es dem Verantwortlichen zu ermöglichen, ich gegebenenfalls rechtlich verteidigen zu können. Die Rechenschafts- und Nachweispflicht geht hier für diesen Zeitraum der Löschpflicht vor. Rechtsgrundlage für diese Aufbewahrung der Daten zur Einwilligung ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Rechenschaftspflicht) und das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an einer potenziellen Rechtsverteidigung.

7.3 Newsletter Analytics/Tracking

Bei dem E-Mail-Newsletter kann eine statistische Auswertung von Nutzungsdaten durchgeführt werden. Hierzu werden die Öffnungen der E-Mail als auch die internen Klicks erhoben und gespeichert. Diese Informationen dienen dem Zweck, den Erfolg der E-Mail-Newsletter-Kampagnen zu messen und zu optimieren, indem die Inhalte der E-Mail-Newsletter für die Zielgruppe interessanter und relevanter gestaltet werden.
Rechtsgrundlage dieser Analyse ist die ausdrücklich erteilte und jederzeit widerrufbare Einwilligung.

7.4 Newsletter-Dienstleister

Für das Management von Registrierungen und auch Abmeldungen, die Versendung und die Analyse der E-Mail-Newsletter wird ein externer Dienstleister als Auftragsverarbeiter genutzt.
Es kann hierbei eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgen, die kein angemessenes Datenschutzniveau bieten. In diesem Fall wird gewährleistet, dass für eine solche Übermittlung geeignete Garantien vorgesehen sind, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Ein Nachweis dieser geeigneten Garantien stellt der Verantwortliche auf Anfrage zur Verfügung.

8. SOCIAL MEDIA

8.1 Social Media Buttons

Auf unserer Website sind Social Media-Buttons verschiedener Social Media-Netzwerke (z.B. LinkedIn,) eingebunden.
Klicken Sie einen dieser Social Media-Buttons an, werden Sie auf unsere Pages bei dem jeweiligen Social Media-Netzwerk weitergeleitet. Der Anbieter des jeweiligen Social Media-Netzwerkes erhält in diesem Fall die Information, dass Ihr Browser die entsprechende Seite unserer Website aufgerufen hat, auch wenn Sie kein Profil bei dem jeweiligen Social Media-Netzwerk besitzen oder nicht dort eingeloggt sind. Diese Information (einschließlich Ihrer IP-Adresse) wird von Ihrem Browser direkt an einen Server des jeweiligen Anbieters übermittelt. Wenn Sie einen Social Media-Button anklicken und entweder bei dem jeweiligen Social Media-Netzwerk eingeloggt sind oder sich dann auf der Seite des jeweiligen Social Media-Netzwerks einloggen, können die übermittelten Informationen ihrem Account bei dem Social Media-Netzwerk zugeordnet werden.
Informationen zum Zweck und Umfang der Datenerhebung und -verarbeitung durch die Anbieter des jeweiligen Social Media-Netzwerks, die Anbieterkennzeichnung, eine Kontaktmöglichkeit und Ihre Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Datenschutz entnehmen Sie bitte den jeweiligen Datenschutzinformationen der Anbieter der Social Media-Netzwerke.

8.2 Social Media-Pages

Wir unterhalten ein öffentlich zugängliches Profil bei verschiedenen Social Media-Netzwerken (z.B. LinkedIn).
Wenn Sie unsere Social Media-Pages besuchen und bei dem jeweiligen Social Media-Netzwerk eingeloggt sind, kann der Anbieter des jeweiligen Social Media-Netzwerks Ihr Nutzungsverhalten analysieren und die dabei erhobenen Informationen Ihrem Account bei dem Social Media-Netzwerk zuordnen und diese dort anreichern. Auch wenn Sie nicht eingeloggt sind oder wenn Sie gar keinen Account bei dem jeweiligen Social Media-Netzwerk haben, können Daten zu Ihrer Person von dem Anbieter des jeweiligen Social Media-Netzwerks erhoben werden, beispielsweise Ihre IP-Adresse oder Daten, die über ein Cookie erhoben werden.
Die Betreiber der Social Media-Netzwerke können anhand dieser Daten Nutzerprofile erstellen. Anhand Ihres Nutzerprofils können Ihnen dann sowohl auf den Websites des Social Media-Netzwerks als auch auf anderen Websites interessenbasierte Werbeanzeigen angezeigt werden.
Wenn Sie eine unserer Social Media-Pages besuchen, sind wir gemeinsam mit dem Anbieter des Social Media-Netzwerks verantwortlich für die dort stattfindende Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Hinsichtlich der Information über die dort stattfindende Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verweisen wir Sie auf die Datenschutzinformationen des jeweiligen Social Media-Netzwerks.
Ihre Betroffenenrechte (Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit etc.) können Sie sowohl gegenüber uns als auch gegenüber dem Anbieter des jeweiligen Social Media-Netzwerks geltend machen. Wir weisen in diesem Zusammenhang darauf hin, dass wir die Verarbeitung personenbezogener Daten und die Umsetzung der Betroffenenrechte im Rahmen unserer Social Media-Pages nur im Rahmen der uns von dem jeweiligen Anbieter zur Verfügung gestellten Möglichkeiten beeinflussen können.
Rechtsgrundlage für unsere Nutzung von Social Media-Pages ist unser berechtigtes Interesse an der Präsenz und Vermarktung unserer Produkte und Dienstleistungen im Internet.

9. ONLINEMEETINGS UND WEBINARE

Bei der Teilnahme an einem Onlinemeeting oder einem Webinar, das vom Verantwortlichen angeboten bzw. durchgeführt wird, werden personenbezogene Daten der Teilnehmenden verarbeitet.
Bei der Teilnahme an einem Onlinemeeting oder einem Webinar werden verschiedene Datenkategorien verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten die Teilnehmenden zu ihrer Person und im Rahmen der Teilnahme angeben.
Bei der Teilnahme an einem Onlinemeeting oder einem Webinar muss bei der Anmeldung regelmäßig zumindest ein Name angeben werden. Es kann dabei aber auch ein Pseudonym verwendet werden. Es wird zudem die IP-Adresse der Teilnehmenden verarbeitet, um die Teilnahme zu ermöglichen. Es werden zudem Informationen zum Login und Geräte-/Hardwareinformationen verarbeitet. Desweiteren werden, sofern angegeben, E-Mail-Adresse und Profilbild der Teilnehmenden verarbeitet. Bei einer telefonischen Teilnahme werden, wenn übermittelt, die Telefonnummer und gegebenenfalls die IP-Adresse verarbeitet.
Bei der Teilnahme einem Onlinemeeting oder einem Webinar werden, sofern die/der Teilnehmende das Mikrofon und/oder eine Kamera des Endgeräts aktiviert hat, im Rahmen der Teilnahme Bild- und Tondaten der/des Teilnehmenden verarbeitet. Falls der Bildschirm geteilt wird, werden zudem die Informationen aus diesem Screenshare verarbeitet. Die Aktivierung von Mikrofon, Kamera oder Screenshare steht den Teilnehmenden frei.
Es können Audio- und Videoaufzeichnungen der Onlinemeetings oder Webinare erstellt werden. In diesem Fall werden die Daten aller Audio-, Video- und Präsentationsaufnahmen verarbeitet. Es erfolgt stets ein Hinweis auf die Aufzeichnung, sofern eine solche erfolgt und es wird, sofern erforderlich, stets die ausdrückliche Einwilligung der Teilnehmenden in die Aufzeichnung eingeholt.
Es besteht zudem die Möglichkeit, in Onlinemeetings oder Webinaren die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von den Teilnehmenden gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in dem jeweiligen Onlinemeeting oder Webinar anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.
Für die Durchführung und gegebenenfalls Aufzeichnung von Onlinemeetings und Webinaren wird ein externer Dienstleister als Auftragsverarbeiter eingesetzt.
Es kann hierbei eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgen, die kein angemessenes Datenschutzniveau bieten. In diesem Fall wird gewährleistet, dass für eine solche Übermittlung geeignete Garantien vorgesehen sind, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Ein Nachweis dieser geeigneten Garantien stellt der Verantwortliche auf Anfrage zur Verfügung.
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Vertragserfüllung bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, sofern die Durchführung und Teilnahme an dem Onlinemeeting oder Webinar im Rahmen eines bestehenden Vertragsverhältnisses zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder auf den Abschluss eines Vertrages abzielt. Dies ist regelmäßig der Fall bei Mitarbeitenden, Kunden, Interessenten und Dienstleistern und Lieferanten. Andernfalls ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an einer effizienten Kommunikation, sowohl intern wie auch mit externen Stakeholdern.
Einsatz von tl;dv bei Onlinemeetings und Webinaren
Zur Aufzeichnung, Protokollierung und Transkription von Onlinemeetings und Webinaren wird der Dienst tl;dv des Anbieters tldx Solutions GmbH, Deutschland, eingesetzt. Der Anbieter wird als Auftragsverarbeiter auf Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung tätig.
Nimmt der Verantwortliche tl;dv in einem Onlinemeeting oder Webinar in Anspruch, tritt ein entsprechender tl;dv-Bot dem Meeting bei und zeichnet – je nach Konfiguration – Audio- und ggf. Videodaten der Teilnehmenden auf, erstellt Transkripte und Zusammenfassungen und speichert diese in einem Meeting-Workspace. Verarbeitet werden dabei insbesondere die im Meeting erhobenen Bild- und Tondaten, Meeting-Metadaten (z.B. Meeting-ID, Titel, Zeitpunkt, Dauer), Namen und E-Mail-Adressen der Teilnehmenden sowie – soweit genutzt – Chat-Nachrichten und geteilte Inhalte. Die Aufzeichnungen und Transkripte werden auf Servern des Anbieters gespeichert und den berechtigten Nutzern (z.B. Mitarbeitenden des Verantwortlichen) zur Verfügung gestellt.
tl;dv setzt für bestimmte, optional nutzbare KI-Funktionen (z.B. automatisierte Zusammenfassungen oder inhaltliche Auswertungen) zum Teil Unterauftragsverarbeiter ein, die Meeting-Transkripte oder Teile davon in Drittländern verarbeiten können. Es kann hierbei eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgen, die kein angemessenes Datenschutzniveau bieten. In diesem Fall wird gewährleistet, dass für eine solche Übermittlung geeignete Garantien vorgesehen sind, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Ein Nachweis dieser geeigneten Garantien stellt der Verantwortliche auf Anfrage zur Verfügung.
Soweit Aufzeichnungen erfolgen, werden die Teilnehmenden hierüber vorab informiert; etwaig rechtlich erforderliche Einwilligungen der Teilnehmenden in die Aufzeichnung werden eingeholt.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist – soweit es um interne und externe Besprechungen im Rahmen bestehender Vertragsbeziehungen oder zur Anbahnung von Verträgen geht – die Vertragserfüllung bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Im Übrigen ist Rechtsgrundlage das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an einer effizienten Dokumentation, Nachverfolgung und Auswertung von Besprechungen sowie an der Ermöglichung orts- und zeitunabhängiger Zusammenarbeit. Soweit eine Einwilligung in die Aufzeichnung von Bild- und Tondaten eingeholt wurde, stellt die ausdrücklich erteilte und jederzeit widerrufbare Einwilligung die Rechtsgrundlage dar.

10. BEWERBUNGEN

10.1 Online-Bewerbungen über Personio

Für die Abwicklung des Online-Bewerbungsprozesses werden auf der Website Bewerbungsformulare des Anbieters Personio SE & Co. KG, Deutschland („Personio“), über ein Iframe eingebunden. Personio wird als Auftragsverarbeiter auf Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung tätig.
Beim Aufruf einer Seite, auf der ein entsprechendes Bewerbungsformular von Personio eingebunden ist, wird eine Verbindung zu den Servern von Personio hergestellt. Dabei werden insbesondere die IP-Adresse, technische Informationen zum verwendeten Browser und Betriebssystem, Zeitpunkt des Aufrufs sowie ggf. Referrer-URL übermittelt. Die im Rahmen der Bewerbung eingegebenen Daten (z.B. Stammdaten, Kontaktdaten, Angaben zur Qualifikation, Bewerbungsunterlagen) werden direkt über die Einbindung an Personio übermittelt und dort im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
Es kann hierbei eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgen, die kein angemessenes Datenschutzniveau bieten. In diesem Fall wird gewährleistet, dass für eine solche Übermittlung geeignete Garantien vorgesehen sind, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Ein Nachweis dieser geeigneten Garantien stellt der Verantwortliche auf Anfrage zur Verfügung.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und – im Falle der Einstellung – die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Soweit Daten über den konkreten Bewerbungsprozess hinaus (z.B. für einen Talent Pool) gespeichert werden, erfolgt dies auf Grundlage einer ausdrücklich erteilten und jederzeit widerrufbaren Einwilligung.

10.2 Active Sourcing

Wir führen sogenannte Active Sourcing-Maßnahmen durch, um vielversprechende potenzielle Mitarbeitende auf dem externen Arbeitsmarkt zu identifizieren und aktiv mit potenziellen Bewerberinnen und Bewerbern und Mitarbeitenden Kontakt aufzunehmen. Zweck der Datenverarbeitung ist die Personalbeschaffung, z.B. indem vielversprechende Kandidatinnen und Kandidaten auf Stellenangebote in unserem Unternehmen individuell hingewiesen werden.
Beim Active Sourcing erheben wir folgende Datenkategorien: Name, Vorname, Geschlecht, Kontaktdaten, Ausbildung, Berufserfahrung, Qualifikation, Gehaltsdaten, Bewerbungsdaten, außerberufliche Erfahrungen und Interessen und sonstige Informationen, die sich aus den öffentlichen Profilen bei sozialen Netzwerken, insbesondere LinkedIn und Xing, und/oder aus sonstigen öffentlich zugänglichen Quellen im Internet ergeben.
Sämtliche im Rahmen des Active Sourcing verarbeiteten personenbezogenen Daten werden aus allgemein/öffentlich zugänglichen Quellen aus dem Internet erhoben, insbesondere aus sozialen Netzwerken wie LinkedIn und Xing.
Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung der öffentlich zugänglichen Daten im Rahmen des Active Sourcing ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an der Identifikation, Ansprache und Einstellung bestmöglicher Mitarbeitender für das Unternehmen.

10.3 Bewerbungsprozess

Wir erheben und verarbeiten personenbezogenen Daten von Bewerberinnen und Bewerbern zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.
Wenn wir mit einer Bewerberin bzw. einem Bewerber einen Arbeitsvertrag abschließen, werden die übermittelten Daten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften verarbeitet. Wird kein Arbeitsvertrag abgeschlossen, werden die Bewerbungsunterlagen unverzüglich, spätestens 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern einer Löschung kein überwiegendes berechtigtes Interesse, wie die Abwehr von Ansprüchen bzw. eine Beweissicherungsfunktion nach Gleichbehandlungs- und Antidiskriminierungsgesetzen entgegensteht.
Rechtsgrundlage für diese Speicherung und Verarbeitung ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Entscheidung über die Begründung eines Arbeitsverhältnisses). Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverteidigung oder Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen erfolgen. Unsere berechtigten Interessen besteht in diesem Fall in der Verteidigung gegen rechtliche Ansprüche bzw. der Geltendmachung von rechtlichen Ansprüchen.

10.4 Internetrecherche im Rahmen des Bewerbungsverfahrens

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens können öffentlich zugängliche Informationen über Bewerberinnen und Bewerber im Internet eingesehen werden. Hierzu zählen insbesondere berufsbezogene Profile in sozialen Netzwerken (z. B. LinkedIn), ggf. öffentlich zugängliche Profile in sonstigen sozialen Medien und Informationen aus allgemein zugänglichen Quellen (z. B. Presseartikel, Blogs, Webseiten, Suchmaschinenergebnisse).
Es werden ausschließlich öffentlich zugängliche Informationen zu der Bewerberin bzw. dem Bewerber verarbeitet. Eine systematische oder automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung findet nicht statt.
Die Internetrecherche dient der Ergänzung der Bewerbungsunterlagen, um die fachliche Eignung, beruflichen Werdegang, Qualifikationen sowie das öffentliche berufliche Auftreten der Bewerberinnen und Bewerber besser einschätzen zu können. Damit wird eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Auswahl geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten geschaffen.
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist das berechtigte Interesse des potenziellen zukünftigen Arbeitgebers an einer umfassenden und fundierten Beurteilung der Eignung von Bewerberinnen und Bewerbern für die ausgeschriebene Stelle.

10.5 Background Checks

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens kann es – insbesondere bei sicherheitsrelevanten Positionen, Führungsaufgaben, Tätigkeiten mit finanzieller Verantwortung oder Zugang zu vertraulichen Unternehmensinformationen – erforderlich sein, ergänzende Überprüfungen („Background Checks“) durchzuführen. Diese Überprüfungen dienen der Verifizierung der im Bewerbungsverfahren gemachten Angaben sowie der Einschätzung der beruflichen Integrität, Zuverlässigkeit und Eignung der Bewerberin bzw. des Bewerbers für die jeweilige Position.
Im Zuge solcher Background Checks können je nach Art der ausgeschriebenen Position und Erforderlichkeit Informationen zu Ausbildung, beruflichem Werdegang, Qualifikationen, Referenzen sowie gegebenenfalls Bonitätsinformationen oder Auskünfte aus öffentlichen Registern erhoben und verarbeitet werden. Sofern die ausgeschriebene Position dies erforderlich macht oder gesetzliche Vorgaben dies verlangen (z. B. bei Tätigkeiten in sensiblen Compliance-, Finanz- oder IT-Bereichen), kann in Einzelfällen auch die Vorlage eines behördlichen Führungszeugnisses verlangt werden. In diesem Fall erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage der vom Bewerber freiwillig vorgelegten Unterlagen; eine automatisierte Abfrage durch uns findet nicht statt.
Zur Durchführung der Background Checks können – soweit erforderlich – externe Dienstleister als Auftragsverarbeiter beauftragt werden, die uns bei der Überprüfung von Qualifikationen oder der Einholung von Referenzen unterstützen. Daneben kann in Einzelfällen eine Kontaktaufnahme mit früheren Arbeitgebern, Referenzpersonen oder Bildungseinrichtungen erfolgen, sofern die Bewerberin bzw. der Bewerber dem zuvor ausdrücklich zugestimmt hat.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Background Checks ist in erster Linie die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Entscheidung über die Begründung eines Arbeitsverhältnisses), soweit die Überprüfung zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Rechtsgrundlage für diese Überprüfungen ist die Erforderlichkeit für das Beschäftigungsverhältnis in Verbindung mit etwaigen gesetzlichen Vorgaben. Soweit Prüfungen darüber hinausgehen (z. B. Referenzabfragen bei ehemaligen Arbeitgebern), erfolgen diese ausschließlich auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.
Vor Durchführung eines Background Checks wird die Bewerberin bzw. der Bewerber stets transparent über Art, Umfang und Zweck der geplanten Überprüfung informiert. Sofern für bestimmte Prüfungen eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese vorab gesondert eingeholt. Eine Verarbeitung oder Weitergabe personenbezogener Daten über den genannten Zweck hinaus erfolgt nicht.

10.6 Einsatz automatisierter (KI-)Verfahren

Im Rahmen unseres Bewerbungsverfahrens setzen wir teilweise automatisierte Verfahren zur Vorauswahl von Bewerbungen ein. Dabei werden die übermittelten Bewerbungsunterlagen (z. B. Lebenslauf, Qualifikationen, Berufserfahrung) mithilfe eines KI-gestützten Systems nach bestimmten, vorab definierten Kriterien analysiert. Ziel ist es, Bewerbungen zu identifizieren, die besonders gut zu den Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle passen.
Die automatisierte Auswertung dient ausschließlich der Unterstützung unserer Personalverantwortlichen. Eine endgültige Entscheidung über den Fortgang des Bewerbungsverfahrens wird nicht automatisiert, sondern stets durch eine natürliche Person getroffen.
Das eingesetzte System bewertet Bewerbungsunterlagen anhand vorab festgelegter Kriterien (z. B. Ausbildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse, Qualifikationen). Auf dieser Grundlage wird eine vorläufige Einordnung oder Gewichtung vorgenommen, die als Orientierung für die anschließende manuelle Sichtung dient.
Diese Auswertung entfaltet keine rechtliche Wirkung und hat keine vergleichbare erhebliche Beeinträchtigung.
Jede Bewerberin und jeder Bewerber hat das Recht, eine menschliche Überprüfung der automatisierten Vorauswahl zu verlangen, ihren/seinen Standpunkt darzulegen und die Entscheidung anzufechten.

10.7 Compliance-/Sanktionslisten-Screening

Bewerberinnen und Bewerber, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens in die engere Auswahl kommen, können einer initialen Compliance-Prüfung unterzogen werden. Bei der Compliance-Prüfung erfolgt ein Abgleich des Namens und der Anschrift des Bewerbers mit relevanten Sanktionslisten, insbesondere auf Basis der Anti-Terror-Verordnungen der EU.
Für die Durchführung des Compliance-/Sanktionslisten-Screenings nutzen wir einen externen Dienstleister als Auftragsverarbeiter auf Basis einer Vereinbarung Auftragsverarbeitung.
Rechtsgrundlage für diese Speicherung und Verarbeitung ist, wenn eine gesetzliche Verpflichtung zur Durchführung eines Compliance-/Sanktionslisten-Screenings gegeben ist, die Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung. In Einzelfällen, abhängig von einer Interessenabwägung, kann ein Compliance-/Sanktionslisten-Screening auch erfolgen, wenn keine zwingende gesetzliche Verpflichtung gegeben ist. In diesem Fall ist Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an der Vermeidung einer potenziellen Sanktionierung durch ausländische Stellen.

10.8 Talent Pool

Wenn eine Bewerberin bzw. ein Bewerber sich ohne Bezug zu einem konkreten Stellenangebot initiativ bei uns bewirbt, mit allgemeinem Interesse an einer zukünftigen Tätigkeit für den Fall, dass sich für die konkrete Bewerberin bzw. den konkreten Bewerber zukünftig potenziell relevante/interessante Positionen ergeben, oder wenn eine Bewerberin bzw. ein Bewerber im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens auf eine spezifische Position in eine längere Speicherung der Daten in unserem Talent Pool eingewilligt hat, werden wir die im Rahmen der Bewerbung übermittelten Daten in unserem Talent Pool für 2 Jahre nach Eingang der Initiativbewerbung bzw. nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens speichern, um zukünftige für die Bewerberin bzw. den Bewerber potenziell interessante Stellen zu identifizieren und die Bewerberin bzw. den Bewerber gegebenenfalls diesbezüglich zu kontaktieren. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht.
Eine solche Einwilligung in die Speicherung der Bewerbungsdaten in unserem Bewerber-Pool kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Bitte senden Sie uns dazu eine E-Mail an die oben angegebenen Kontaktdaten.
Rechtsgrundlage für die Speicherung der Bewerbungsunterlagen in unserem Talent Pool ist gegebenenfalls die ausdrücklich erteilte und jederzeit widerrufbare Einwilligung der Bewerberin bzw. des Bewerbers.

10.9 Statistische Auswertungen

Wir verarbeiten anonymisierte oder aggregierte Bewerbungsdaten, um unser Recruiting-Verfahren zu analysieren und zu verbessern (z. B. zur Auswertung von Bewerbungszahlen, Quellen oder Erfolgsquoten). Diese Auswertungen erfolgen anhand anonymisierter/aggregierter Daten ohne Personenbezug.

11. MERGERS UND ACQUISITIONS (M&A)

Wenn wir an einer Umstrukturierung, Akquisition, Veräußerung von Vermögenswerten, Fusion, Finanzierung, Übertragung von Dienstleistungen auf einen anderen Anbieter, Due-Diligence-Prüfung, Insolvenz oder Zwangsverwaltung beteiligt sind, können Ihre personenbezogenen Daten unter Wahrung der datenschutzrechtlichen Grundprinzipien im rechtlich zulässigen Umfang im Rahmen der Erforderlichkeit in Verbindung mit und als Teil des betreffenden rechtlichen Vorgangs an Dritte übermittelt werden.

12. ALTERSBESCHRÄNKUNG

Diese Website ist nicht für die Nutzung durch Kinder unter 16 Jahren bestimmt oder konzipiert. Wir erfassen nicht wissentlich personenbezogene Daten von oder über Personen unter 16 Jahren.

13. EMPFÄNGER VON DATEN

Innerhalb der Organisation des Verantwortlichen erhalten diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten Zugriff auf Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben, gegebenenfalls zur Erfüllung von Verträgen, zur Datenverarbeitung auf Basis einer Einwilligung des/der Betroffenen oder zur Wahrung überwiegender berechtigter Interessen, benötigen.
Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Personenbezogene Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn dies für Vertragszwecke oder zur Wahrung unseres überwiegenden berechtigten Interesses an einer effektiven Durchführung unseres Geschäftsbetriebes erforderlich ist.
Sofern wir im Rahmen der Bereitstellung der Website oder sonstiger Leistungen Dienstleister bzw. Drittanbieter einsetzen, ergreifen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um für einen angemessenen Schutz personenbezogener Daten zu sorgen.
Datenübermittlungen in Drittländer:
Sofern wir personenbezogene Daten in Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, insbesondere in die USA, erfolgt dies primär auf Grundlage von Angemessenheitsbeschlüssen der EU-Kommission. Für die USA stützen wir uns dabei auf das EU-US Data Privacy Framework (DPF), sofern der jeweilige Anbieter darunter zertifiziert ist. Sofern für das jeweilige Land oder den Anbieter kein Angemessenheitsbeschluss vorliegt, erfolgt die Übermittlung auf Basis geeigneter Garantien, insbesondere durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln (SCC), flankiert durch zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.

14. BETROFFENENRECHTE

14.1 Recht auf Auskunft

Betroffene haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.

14.2 Recht auf Berichtigung

Betroffene haben das Recht, eine Berichtigung unrichtiger sie betreffender personenbezogenen Daten zu verlangen. Es besteht zudem das Recht, eine Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

14.3 Recht auf Löschung

Betroffene haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, die Löschung sie betreffender personenbezogenen Daten zu verlangen.

14.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Betroffene haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung sie betreffender personenbezogenen Daten zu verlangen.

14.5 Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

Betroffene haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogenen Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erfolgt, die im öffentlichen Interesse liegt oder die in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, oder die auf Basis eines berechtigten Interesses erfolgt, Widerspruch einzulegen. Die Daten werden in diesem Fall nicht weiterverarbeitet, es sei denn, der Verantwortliche kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechten und Freiheiten der/des Betroffenen überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung und Ausübung von oder der Verteidigung gegen Rechtsansprüche dient. Außerdem steht Betroffenen das Recht zu, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

14.6 Recht auf Widerruf der Einwilligung

Betroffene steht, soweit sie für eine Verarbeitung eine Einwilligung erteilt haben, im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen ein Widerrufsrecht zu.

14.7 Recht auf Datenübertragbarkeit

Betroffene haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten („Datenübertragbarkeit“) sowie das Recht auf Weiterübermittlung dieser Daten an einen anderen Verantwortlichen.

14.8 Ausübung der Rechte

Die Betroffenenrechte können durch Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten für den Verantwortlichen bzw. gegebenenfalls den Datenschutzbeauftragten geltend gemacht werden.
Wenn Betroffene der Ansicht sind, dass die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

15. PFLICHTANGABEN UND PROFILING

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Es besteht keine Verpflichtung, personenbezogene Daten bereitzustellen, allerdings ist die Angabe personenbezogener Informationen für einen Vertragsabschluss insofern erforderlich, als bestimmte Angaben zwingend erforderlich sind, um einen Vertrag abschließen (und durchführen) zu können.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich eines Profiling wird nicht durchgeführt.

16. SPEICHERUNG/AUFBEWAHRUNG UND LÖSCHUNG

Wir halten uns an die Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies zur Erreichung des jeweiligen Zwecks der Datenverarbeitung erforderlich ist oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen Speicherfristen vorsehen.
Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Gesetzgeber vorgesehene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften anonymisiert oder gelöscht.

17. INFORMATIONSSICHERHEIT

Wir treffen dem Stand der Technik entsprechende angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko der jeweiligen Verarbeitung angemessenes Schutzniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten und um die durch uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.
Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen, Anfragen oder Zahlungsdaten, die an uns gesendet werden, eine SSL-Verschlüsselung.
Unsere Mitarbeitenden werden regelmäßig zu Datenschutz und Informationssicherheit geschult und sind auf Vertraulichkeit und Datenschutz verpflichtet.
Im Rahmen eines restriktiven Rechte- und Rollenkonzepts auf „need to know“-Basis ist sichergestellt, dass die Mitarbeitenden nur jeweils auf die personenbezogenen Daten Zugriff haben, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben unbedingt benötigen.

18. ÄNDERUNG DER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht und/oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für den Besuch der Website bzw. die Inanspruchnahme unserer Services gilt stets die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung.