Schnittstelle
Flywire bietet Ihrer Hochschule eine zukunftssichere und vollständig integrierbare Lösung, die nicht nur internationale Zahlungen erheblich vereinfacht, sondern auch das Finanzmanagement nahtlos in academyFIVE einbettet. So entsteht eine effiziente, sichere und studierendenfreundliche Abwicklung von Studien- und Bewerbungsgebühren – bei gleichzeitigem Rückgang der administrativen Belastung.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Integrierter Zahlungsprozess von der Bewerbung bis zur Studiengebühr: Vom ersten Schritt der Onlinebewerbung bis zur finalen Zahlung der Studiengebühren – inklusive konfigurierbarer Zahlungsmodelle je Studiengang, automatisiertem Versand von Zahlungslinks und definierbaren Statuswerten für maximale Prozesskontrolle.
- Internationale Zahlungen: Zahlungen aus über 240 Ländern in 140+ Währungen – ohne SWIFT, direkt in academyFIVE verbucht.
- Verwaltungsaufwand senken: Automatisierter Zahlungsabgleich, weniger manuelle Buchungen, klare Übersicht im Dashboard.
- Bessere Student Experience: Transparente Kosten, lokale Zahlungsmethoden, 24/7-Support durch Flywire (auch auf Deutsch).
- Effizientes Forderungsmanagement: Frühzeitige Kommunikation, optionales Inkasso und weniger Studienabbrüche durch Zahlungsprobleme.
Funktionen
Automatisierte Zahlungsanbindung
Webservice‑basierte Generierung von Flywire‑Zahlungslinks, direkt aus Rechnungsdaten in academyFIVE. Weitergabe von Rechnungsnummer, Link, Payment-ID und Zahlungsstatus an academyFIVE.
Automatisierter Rechnungsversand
Automatischer E‑Mail‑Versand an Studierende/Bewerbende mit PDF‑Rechnung und Zahlungslink. Individuelle Vorlagen für Bewerber:innen und Studierende. Optionaler Buchungsstatuswechsel nach Versand, z. B. auf „Zahlung angefordert“.
Abschluss & Rückmeldung der Zahlung
Flywire führt den Zahlungsvorgang durch, zeigt die Rechnungsdaten an. Nach erfolgreicher Zahlung: optionale Weiterleitung auf eine Ziel-URL.
Statusupdates
Optionaler Buchungsstatuswechsel in academyFIVE (z. B. auf „Gebühr bezahlt“). Rechnung kann automatisch auf „bezahlt“ gesetzt werden.
Voraussetzungen
Nutzung des Finanzmoduls mit Zusatz „Rechnung als Onlinezahlung“. Aktiver Vertrag mit Flywire. Optional: Onlinebewerbung für Bewerber‑Rechnungen.
Mailbenachrichtigung Studierende / Bewerbende mit Zahlungslink und Rechnung als PDF-Anhang
Es wird eine E-Mail mit Rechnung als PDF-Anhang sowie den Bezahl-Link zu Flywire an die Korrespondenz-E-Mail-Adresse des Studierenden bzw. Bewerbenden versendet.
Der Inhalt der Mail kann als Textvorlage definiert werden pro Benutzergruppe (Studierende / Bewerber*innen) und in den Emailvorlagen können die Variablen “Allgemein” und der PAYMENT_LINK ersetzt werden.
Link zur Bezahlung
Der Bezahlprozess in Flywire wird über Klick des Studierenden bzw. Bewerbenden auf den Zahlungslink angestoßen. Im Flywire Portal werden die vorher abgestimmten Daten, die für die Zahlung übermittelt werden, angezeigt. Die möglichen Zahlungsmethoden sowie die Weiterleitung auf einen konfigurierbaren Link, können in Flywire definiert werden.
Nachdem der Zahlungsprozess abgeschlossen ist, erhält der Studierende eine Zahlungsbestätigung.
Verwaltungsansicht in academyFIVE
Für Bewerberrechnung können Zahlungsmodelle mit jeweils unterschiedlichen Gebühren und Rechnungstemplates in den Onlinebewerbungseinstellungen dem jeweiligen Studiengang zugeordnet werden. Soll ein Preiswechsel vorgenommen werden, kann das Zahlungsmodell im Studiengang in den Onlinebewerbungseinstellungen manuell angepasst werden.
Bei der Studierendenrechnungen, wie z.B. für Studien- oder Weiterbildungskursgebühren, werden alle Rechnungen eines Profils mit aktiver Studierendenbuchung, die im Status “Offen” sind von der Schnittstelle berücksichtigt.
Verwaltungsansicht in academyFIVE
Rechnungsübersicht Studierende
Bewerberansicht in der Onlinebewerbung
In der Onlinebewerbung ist für Bewerbende ersichtlich, dass es sich um eine kostenpflichtige Bewerbung handelt.
Zudem wird dem Bewerber vor dem Abschicken die Gebühr inkl. Rechnungspositionen entsprechend angezeigt.
Beim Abschicken der Online-Bewerbung wird eine Rechnung entsprechend dem definierten Rechnungstemplate generiert und in den in den Status „Offen“ gesetzt.
Studierendenansicht in der PWA
Im Financial-Bundle in der PWA werden alle Rechnungen zum Profil angezeigt und Studierende können bei Bedarf die Rechnung als PDF herunterladen.
Studierende sehen so jederzeit, ob und in welchem Status eine Rechnung vorliegt.
