Beratung
Ein neues Campus Management System ist eine langfristige Entscheidung. Eine strukturierte Ausschreibung schafft Vergleichbarkeit, klärt Anforderungen und gibt Hochschulen eine belastbare Grundlage für die Auswahl.
Staatliche Hochschulen sind als öffentliche Auftraggeber im Sinne des Vergaberechts ausschreibungspflichtig. Liegt der voraussichtliche Auftragswert über dem geltenden EU-Schwellenwert, ist in der Regel eine europaweite Ausschreibung erforderlich. Unterhalb dieser Schwelle gelten die jeweiligen Landesregelungen und die Unterschwellenvergabeordnung.
Private Hochschulen können zu einer Ausschreibung verpflichtet sein, wenn sie überwiegend öffentlich finanziert werden oder das konkrete Projekt öffentlich gefördert wird. In diesen Fällen kann für das Projekt das Vergaberecht Anwendung finden.
Ob und nach welchen Vorgaben Ihre Hochschule ausschreiben muss, hängt von Auftragswert, Rechtsform, Finanzierung und dem geltenden Vergaberecht ab. Steht eine Ausschreibung an, sollte zunächst klar sein:
Eine klare Bedarfsanalyse bildet die Grundlage für eine zielgerichtete Ausschreibung.
Durch eine strukturierte Ausschreibung können Sie Anforderungen, Funktionen und Kosten verschiedener Systeme objektiv vergleichen.
Der Prozess zwingt Sie zu einer klaren Definition, was Ihre Hochschule wirklich braucht und sorgt so für nachhaltige, bewusste Investitionen.
In der Vorbereitung überprüfen und verbessern Sie bestehende Abläufe. So profitieren Sie nicht nur von der neuen Software, sondern auch von effizienteren Prozessen.
Als öffentliche Einrichtung dokumentieren Sie nachvollziehbar, wie Entscheidungen zustande kommen. Das schafft Sicherheit und Akzeptanz bei allen Beteiligten.
| Phase | Was passiert |
|---|---|
1. Bedarf und Zieldefinition | Klären der folgenden Fragen:
|
2. Markt- und Lösungsanalyse | Überblick über verfügbare Systeme, Leistungsfähigkeit und Referenzen. |
3. Leistungsbeschreibung & Verfahrenswahl | Festlegung, ob ein offenes oder nicht-offenes Verfahren geeignet ist und die Formulierung der produktneutralen und funktionalen Anforderungen. |
4. Veröffentlichung & Angebotsphase | Einladung zur Angebotsabgabe, Kommunikation mit Bietern und Bieterpräsentationen. |
5. Bewertung & Zuschlag | Prüfung nach Eignung, Wirtschaftlichkeit und Zuschlagskriterien. |
6. Einführung & Projektstart | Vertragsabschluss, Implementierung und Beginn von Workshops und Schulungen. |
"Aufgrund der hohen Anforderungen wählten wir eine europaweite Ausschreibung mit 768 Kriterien, aus der academyFIVE als leistungsstärkstes und modernstes System hervorging."
