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Ausschreibung für Campus-Management-Systeme

Gestalten Sie Ihren Auswahlprozess so, dass er zu dem Campus-Management-System führt, das wirklich zu Ihrer Hochschule passt. Unser Leitfaden zeigt, wann sich der Aufwand einer Ausschreibung auszahlen kann.

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Bedarfserhebung als Ausgangspunkt

  • Öffentliche Hochschulen

    Staatliche Universitäten, Fachhochschulen und Hochschulen für angewandte Wissenschaften gelten als öffentliche Auftraggeber im Sinne des Vergaberechts (vgl. § 99 GWB). Liegt der voraussichtliche Auftragswert für Software oder Dienstleistungen über dem EU-Schwellenwert von derzeit 221.000 € netto, besteht eine EU-weite Ausschreibungspflicht. Unterhalb dieser Schwelle greifen die Landesvergabegesetze und die UVgO, die vereinfachte Verfahren wie die beschränkte Ausschreibung oder Verhandlungsvergabe ermöglichen. In beiden Fällen gelten die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit, Transparenz und Gleichbehandlung.

  • Private Hochschulen

    Private Hochschulen unterliegen dem Vergaberecht grundsätzlich nicht, es sei denn, sie werden überwiegend aus öffentlichen Mitteln finanziert oder erhalten für das konkrete Projekt eine öffentliche Förderung, etwa über Digitalisierungsprogramme, Hochschulpakt-Mittel oder EU-Fonds. In diesen Fällen gelten sie projektbezogen als öffentliche Auftraggeber, und die vergaberechtlichen Regelungen werden anwendbar. Maßgeblich ist dabei stets die konkrete Finanzierungssituation des jeweiligen Vorhabens.

Vollständig konfigurierbarJede Kombination aus Rolle, Modul und Datenfeldsichtbarkeit ist ohne Programmierung einstellbar. Änderungen greifen sofort und systemweit.

Vollständig konfigurierbarJede Kombination aus Rolle, Modul und Datenfeldsichtbarkeit ist ohne Programmierung einstellbar. Änderungen greifen sofort und systemweit.

Vollständig konfigurierbarJede Kombination aus Rolle, Modul und Datenfeldsichtbarkeit ist ohne Programmierung einstellbar. Änderungen greifen sofort und systemweit.

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Wir hören zu, analysieren gemeinsam Ihre Prozessabläufe und zeigen Ihnen, wie diese auf academyFIVE übertragen werden können.

Unser Vorgehen folgt dabei einem klaren Ziel: Wir wollen mit academyFIVE Ihre bestehenden Prozesse nicht einfach nur technisch neu abbilden, sondern als echte End-to-End-Prozesse nachhaltig optimieren.

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Werden Sie Teil der Usergroup-Community!

Die Usergroup lebt von ihrer Vielfalt. Ein Beitrittslimit gibt es nicht: Jede Hochschule kann mit mehreren Vertreter*innen teilnehmen: Fachabteilungen, Projektleitungen, IT – je mehr Perspektiven, desto besser die Ergebnisse. Sie nutzen bereits academyFIVE und wollen Teil der User-group werden?

Wenden Sie sich an Ihre Simovative-Ansprechperson. Wir stellen dann gerne den Kontakt her – oder schreiben Sie direkt eine Nachricht an:
join-aug@karlshochschule.de

Die beiden Usergroup-Sprecher bestätigen Ihre Teilnahme und geben Ihnen Zugriff auf die Austauschformate wie den monatlichen Roundtable (ohne Simovative), weitere gemeinsame Termine sowie den digitalen Chat-Kanal.

Bringen Sie Ihre eigenen Themen in die nächsten Treffen ein und profitieren Sie von den Erfahrungen der anderen Teilnehmenden.

Traditionell trifft sich die Usergroup außerdem am Vorabend des jährlichen Kundentreffens zu einem gemeinsamen Abendessen – eine gute Gelegenheit zum persönlichen Austausch.

Rainer Buzengeiger (Karlshochschule International University)

Wir hören zu, analysieren gemeinsam Ihre Prozessabläufe und zeigen Ihnen, wie diese auf academyFIVE übertragen werden können.

Unser Vorgehen folgt dabei einem klaren Ziel: Wir wollen mit academyFIVE Ihre bestehenden Prozesse nicht einfach nur technisch neu abbilden, sondern als echte End-to-End-Prozesse nachhaltig optimieren.

FLEX Capital Unser Wachstumspartner auf Augenhöhe

Mit FLEX Capital haben wir einen starken Partner an unserer Seite, der uns strategisch begleitet und unser Wachstum langfristig unterstützt.
Der Tech-Investor mit Fokus auf den deutschsprachigen Mittelstand teilt unsere Vision: Digitalisierung – nachhaltig und verantwortungsvoll gestaltet – voranzutreiben. Durch diese Partnerschaft können wir:

  • unsere Innovationskraft weiter ausbauen
  • neue Lösungen für Hochschulen schneller entwickeln
  • unsere Marktposition gezielt stärken
  • langfristig planen und nachhaltig wachsen

Gemeinsam mit FLEX Capital gestalten wir die Zukunft der Bildung skalierbar, partnerschaftlich und mit Blick auf die Bedürfnisse von Hochschulen und Universitäten.

Die DevWeek ist ein ungewöhnliches Format – eine ganze Woche raus aus dem Sprint-Alltag. Was war die Idee dahinter?

Eine DevWeek ist für uns kein Luxus – sie ist eine Notwendigkeit. Der Markt, in dem wir uns bewegen, verändert sich gerade dramatisch: Hochschulen stehen unter Druck, KI verändert die Softwareentwicklung fundamental und Themen wie Security und Barrierefreiheit werden regulatorisch immer relevanter. Wenn wir als Team nur im Tagesgeschäft arbeiten, verlieren wir den Blick für das Große. Diese Woche ist bewusst reserviert, um zu lernen, zu hinterfragen und gemeinsam zu wachsen.

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So begleiten wir Sie während der Systemeinführung

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Die kontinuierliche Betreuung ist ein wichtiger Bestandteil unserer Zusammenarbeit, damit wir Sie genau dort unterstützen können, wo es für Ihre Mitarbeitenden am relevantesten ist

  • Regelmäßige Jour-Fixe-Termine

    Statusupdates, offene Punkte, Priorisierung neuer Themen.

  • Transparente Tools

    Projektstände, Tickets und Umsetzungen sind im Projektmanagement-Tool Wrike einsehbar.

  • Langfristige Dokumentation

    Prozesse, Konfigurationen, Workshops und Entscheidungen werden in Confluence festgehalten.

  • Lenkungsausschuss

    Mindestens 2 mal pro Jahr stimmen wir strategische Themen mit Ihnen und allen relevanten Entscheidern.

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PhaseWas wir tunIhr Vorteil

Project preparation & setup

After you choose academyFIVE, we will set up your system and begin the setup phase. During this phase, we will clarify the project approach, responsibilities, and project risks, and collaboratively create the project plan. In the subsequent kick-off meeting, all results of the setup phase will be presented to ensure everyone involved is on the same page.
Project status and tasks will be centrally documented in a project management tool.

A clear starting point with defined responsibilities and a transparent process.

Test 1

Test 2

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"Ich bin schon sehr lange im Projektmanagement tätig und ich muss sa-gen, dass die Projekteinführung mit academyFIVE eine der besten überhaupt war."

Judith Willert, Porjektleiterin der Studienorganisiation, FH Salzburg
Zum Praxisbericht
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"Ich bin schon sehr lange im Projektmanagement tätig und ich muss sa-gen, dass die Projekteinführung mit academyFIVE eine der besten überhaupt war."

Judith Willert, Porjektleiterin der Studienorganisiation, FH Salzburg
Zum Praxisbericht
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"Ich bin schon sehr lange im Projektmanagement tätig und ich muss sa-gen, dass die Projekteinführung mit academyFIVE eine der besten überhaupt war."

Judith Willert, Porjektleiterin der Studienorganisiation, FH Salzburg
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Lyubo, dev, Astral
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