Können Hochschulen eigene Reports erstellen?

Ja. Such- und Filterfunktionen ermöglichen individuelle Listen und Auswertungen direkt in academyFIVE. Darüber hinaus können Hochschulen eigene SQL-Reports erstellen und über einen lesenden Datenbankzugriff weitere Analysen durchführen.

Ersetzt academyFIVE eine Buchhaltungssoftware?

Nein. academyFIVE steuert studienbezogene Gebührenprozesse, erstellt Zahlungspläne und Rechnungen und unterstützt den Zahlungsabgleich. Externe Finanzbuchhaltungssysteme können über individuelle Schnittstellen angebunden werden.

Können Immatrikulation oder Rückmeldung von Zahlungen abhängig gemacht werden?

Ja. Prozessschritte wie Immatrikulation oder Rückmeldung können regelbasiert an den Zahlungsstatus gekoppelt werden. Die Hochschule definiert, welche Voraussetzungen für die Freigabe erfüllt sein müssen.

Lassen sich Firmen- und Studierendenrechnungen trennen?

Ja. Rechnungen können vollständig an Studierende oder Unternehmen adressiert, zwischen beiden aufgeteilt oder für mehrere Studierende als Sammelrechnung an eine Firma erstellt werden.

Analysieren & Steuern

Verstehen, steuern, vorausdenken. Kennzahlen und Finanzen verlässlich im Blick.

Mit academyFIVE machen Hochschulen ihre Daten gezielt nutzbar und steuern studienbezogene Finanzprozesse direkt im Student Life Cycle. Mit aktuellen Kennzahlen. Transparenten Zahlungsständen. Und einer gemeinsamen Datengrundlage für fundierte Entscheidungen.

Transparent & fundiert
Kennzahlen verständlich aufbereiten. Entwicklungen sicher bewerten.
Automatisiert & steuerbar
Gebührenprozesse mit dem Studienverlauf verbinden. Routineaufwand reduzieren.
Integriert & anschlussfähig
Daten konsistent weiterverwenden. Drittsysteme gezielt anbinden.

Das bietet academyFIVE

Hochschulsteuerung braucht verlässliche Daten und klare Finanzprozesse. academyFIVE verbindet operative Informationen aus Studium, Lehre und Verwaltung mit Dashboards, Reports mit dem Finanzmodul. Das bedeutet: schnellerer Überblick, weniger manuelle Listen, nachvollziehbare Zahlungsstände und bessere Entscheidungsgrundlagen.

- Zentrale Kennzahlen und interaktive Auswertungen
- Strukturierte Daten für Statistik, Qualitätssicherung und Akkreditierung
- KI-gestützte Prognosen zur Sicherung des Studienerfolgs
- Transparenz über Gebühren, Zahlungen, offene Posten, Gutschriften, Mahnwesen und Storno
- Zahlungsabhängige Steuerung administrativer Prozesse
- Optionale Anbindungen an Microsoft Power BI und Flywire

Analysieren und Steuern im Detail

Dashboards und Reports
Kennzahlen visualisieren und gezielt auswerten
Zusammenhänge erkennen.
Fundiert entscheiden.
Dashboards, Filter und Reports machen Entwicklungen in Bewerbung, Studium, Lehre und Verwaltung sichtbar. Auswertungen lassen sich zielgruppengerecht freigeben, speichern und als CSV, oder .xlsx exportieren.
KI-gestütztes Frühwarnsystem
Studienabbruchrisiken erkennen
Entwicklungen voraussehen.
Gezielt unterstützen.
Das KI-gestützte Frühwarnsystem analysiert relevante Studiendaten und identifiziert frühzeitig gefährdete Studienverläufe. Eine fundierte Grundlage für Hochschulen, um geeignete Unterstützungsmaßnahmen einzuleiten.
Mehr erfahren
Berichtspflichten und Qualitätssicherung
Relevante Daten strukturiert bereitstellen
Nachweise vorbereiten.
Datenqualität sichern.
Warnhinweise, Plausibilitätsprüfungen und strukturierte Exporte unterstützen Hochschulstatistiken, Qualitätsberichte, interne Audits und Akkreditierungsunterlagen. Fehlende oder unvollständige Hochschulstatistik-Angaben werden vor der Weiterverarbeitung sichtbar.
Optionale Power-BI-Anbindung
Als separat lizenzierbare Schnittstelle erhältlich
Daten weiterdenken.
Analysen gezielt erweitern.
Über die separat buchbare Anbindung können academyFIVE-Daten in Power BI ausgewertet und in interaktiven Berichten visualisiert werden. Einrichtung, Konfiguration und Schulung sind Bestandteil der angebotenen Power-BI-Pakete.

Dashboards und Reportsübersetzen aktuelle Systemdaten in verständliche Kennzahlen – für operative Aufgaben, strategische Steuerung und Qualitätssicherung.

Zahlungsmodelle und Zahlungspläne
Passend zu Studiengang oder Programm konfigurierbar
Komplexität abbilden.
Aufwand reduzieren.
Studiengangsspezifische Modelle legen Raten, Fälligkeiten, Gebühren und Rabatte fest und dienen als Vorlage für die spätere Rechnungserstellung. Daraus entsteht ein Zahlungsplan mit einmaligen, monatlichen oder semesterweisen Zahlungen, der mit Buchung, Kohorte und Studienverlauf verknüpft werden kann.
Zahlungsabhängige Prozessschritte
Immatrikulation oder Rückmeldung regelbasiert steuern
Voraussetzungen prüfen.
Prozesse sicher freigeben.
Auf Wunsch können definierte Schritte im Student Life Cycle an den Zahlungsstatus gekoppelt werden. Auflagen und Sperren stellen sicher, dass ein Prozess erst fortgeführt wird, wenn die hinterlegten Voraussetzungen erfüllt sind.
Zahlungseingänge abgleichen
Per Dateiimport oder REST-Webservice
Zahlungen zuordnen.
Offene Posten aktuell halten.
Zahlungseingänge können über CSV- sowie MT940/MT942-Dateien oder einen REST-Webservice übernommen und zugeordnet werden. So bleiben fällige, bezahlte und überfällige Beträge zentral nachvollziehbar.

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Rechnungen und Dokumente
Direkt aus den geführten Daten erzeugen
Dokumente erstellen.
Vorgänge nachvollziehbar halten.
Rechnungen, Stornos und Gutschriften werden im System erstellt und dokumentiert. Personen-, Firmen-, Split- und Sammelrechnungen sowie die Ratenzahlung unterstützen unterschiedliche Finanzierungsmodelle; Vorlagen werden zentral über den Dokumentengenerator gesteuert.
Finanzübersichten und Reporting
Zahlungsstände gezielt auswerten
Offene Posten sehen.
Handlungsbedarf erkennen.
Filter nach Studiengang, Kohorte, Standort oder Zahlungsstatus schaffen Transparenz über offene, fällige und bezahlte Beträge. Berichte lassen sich für interne Auswertungen und die weitere Verarbeitung exportieren.
Anbindung an die Finanzbuchhaltung
academyFIVE ergänzt bestehende FiBu-Systeme
Übergaben vereinfachen.
Systemgrenzen überbrücken.
academyFIVE ergänzt bestehende Buchhaltungssysteme über Schnittstellen zu Lösungen wie DATEV, SAP oder BMD. So können Rechnungsdaten übergeben und Zahlungsinformationen automatisiert zurückgespielt werden.
Internationale Zahlungen
Optional über die Flywire-Integration
Zahlungswege erweitern.
Zuordnung zentral halten.
Über die Flywire-Integration können internationale Zahlungen in unterstützten Währungen abgewickelt und die Zahlungseingänge in academyFIVE zugeordnet werden.
Mehr erfahren

screenshot 167 steuern Übersicht offene rechnungen

gmpu testimonial — Herbert Frieser, Zentraler Informatikdienst, Gustav Mahler Privatuniversität für Musik

FAQs

Microsoft Power BI ist eine Plattform für interaktive Datenanalysen und Visualisierungen und wird über eine separat lizenzierbare Schnittstelle angebunden. Die optionalen Pakete umfassen – abhängig vom gewählten Leistungsumfang – Einrichtung, Konfiguration, Einführungsschulung und ausgewählte Berichte. Dazu zählen beispielsweise die HS-Statistik-Schnellmeldung, Auswertungen für (Re-)Akkreditierungsverfahren, Learning Analytics, Analysen zur Studiengangentwicklung sowie Berichte zu Professorenquote und Lehrdeputaten.

Mehr dazu

Verstehen, steuern, vorausdenken. Kennzahlen und Finanzen verlässlich im Blick.

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Automatisiert & steuerbar

Integriert & anschlussfähig

Das bietet academyFIVE

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FAQs

Schnittstellen & Integrationen

Module

Nutzendenrollen